Pagrindinės administracijos padėjėjo 7 funkcijos

The administracijos padėjėjo funkcijos jos yra pagalbinės ir pagalbinės įprastos įmonės veiklos sritys. Todėl jie yra labai svarbūs veiksmingam tos pačios veiklos veikimui.

Ši veikla paprastai kinta atsižvelgiant į įmonės, kurioje jie dirba, verslo sritį. Pavyzdžiui, specializuotose įstaigose, pvz., Advokatų kontorose, dalyviai paprastai turi specialius mokymus tam tikrų veiklos vykdymui.

Tačiau yra funkcijų, bendrų visoms sritims, kurios paprastai sukasi apie informacijos paskirstymą ir administravimą biure. Tai apima dokumentų, archyvų tvarkymą ir renginių organizavimą.

Tačiau ši veikla gali tapti daug platesnė. Kartais administraciniai padėjėjai taip pat turi tvarkyti apskaitos informaciją ir net garantuoti bendrovės technologinių išteklių veikimą.

7 pagrindinės administracinės padėjėjo funkcijos

1. Dokumentų tvarkymas

Viena iš pagrindinių administracinės padėjėjo funkcijų yra padėti biuro nariams tvarkyti dokumentus ir bylas.

Paprastai ši užduotis yra susijusi su failų saugojimu, organizavimu ir administravimu.

Tačiau tam tikrais atvejais jums gali tekti rašyti, redaguoti ir peržiūrėti dokumentus.

Kai kuriose įmonėse jie netgi prašo priimti diktuoti laiškus ar užrašus ir užfiksuoti įvykusių susitikimų protokolus.

Kai kuriais atvejais, pavyzdžiui, dirbant su advokatų kontora, šiems tikslams atlikti reikalingas specializuotas mokymas: administracijos padėjėjas turi suprasti terminiją ir teisines procedūras..

Kita vertus, medicinos srityje dirbantiems administraciniams padėjėjams reikia skirtingų žinių. Jie turi turėti reikiamą mokymą, kad galėtų susidoroti su pacientais ir skaityti medicinines ataskaitas.

2 - Renginių planavimas

Biuro renginių planavimas taip pat paprastai yra administracijos padėjėjų atsakomybė. Šios atsakomybės dydis gali kisti priklausomai nuo įmonės dydžio.

Renginys gali būti tik susitikimas arba verslo pietūs, tačiau tai gali būti ir kongresas, arba didesnė verslo šalis.

Bet kuriuo atveju padėjėjas turi tvarkyti visus su įvykiu susijusius kriterijus.

Tai apima susisiekimą su tiekėjais, užsakymų priėmimą, meniu ir dekoravimo pasirinkimą. Tačiau tai taip pat apima susisiekimą, kviečiant ir patvirtinant dalyvius, pranešėjus ir pranešėjus, jei tai būtina.

3 - akis į akį dėmesio vartotojams ir lankytojams

Dėmesys naudotojams paprastai yra viena iš dažniausiai pasitaikančių administracinių padėjėjų užduočių. Visuomenė, kuriai dėmesys skiriamas, visada priklauso nuo įmonės dydžio ir verslo orientacijos.

Mažų įmonių, tiesiogiai aptarnaujančių visuomenę, atveju gali būti, kad administratorius padėtų klientams.

Kai taip atsitiks, jų darbas yra skirtas jiems padėti ir padėti jų buvimo įmonės patalpose metu.

Didesnėse įmonėse administracijos padėjėjas turi dalyvauti kituose lankytojuose kaip partneriai ar dideli tiekėjai.

Tokiu atveju jų misija bus padėti jiems įgyvendinti savo darbotvarkę ir susitikimus su vadovybe ar kitomis įmonės sritimis.

4- Telefono ir virtualios pagalbos

Telefonas ir virtualus dėmesys yra įtrauktas į vartotojų pagalbos kategoriją. Telefoninės pagalbos atveju įtraukiama klientų ir partnerių orientacija, taip pat darbotvarkių organizavimas ir administravimas.

Kalbant apie virtualų dėmesį, užduotys priklauso nuo kanalų, kuriuos bendrovė teikia klientų aptarnavimui ar informacijos valdymui.

Kai kuriais atvejais tai susiję su el. Pašto, atsakymų teikimu, persiuntimu ar archyvavimu, kai reikia.

Kitais atvejais, kai virtualūs ryšio kanalai yra įvairesni, gali būti įtrauktos kitos užduotys, pavyzdžiui, dėmesys visuomenei per pokalbių sistemas arba net atsakant į klausimus per bendrovės socialinius tinklus..

Didelėse įmonėse įprasta, kad yra personalas, specialiai sutelktas į šių ryšių kanalų dėmesį. Kai įmonės yra mažos, ši užduotis paprastai paliekama administraciniams padėjėjams.

5. Darbotvarkių administravimas

Darbotvarkių valdymas paprastai yra vienas svarbiausių administracinių padėjėjų uždavinių.

Ši atsakomybė apima prašymų dėl paskyrimų ir posėdžių priėmimą telefonu, asmeniškai arba internetu ir organizuoti juos darbotvarkėje pagal nustatytus kriterijus.

Ji taip pat apima tvarkaraščių susitikimus įmonėje ir už jos ribų, darbo pietus ir verslo keliones.

Pastaraisiais atvejais asistento pareiga yra užsakyti skrydžius, viešbučius, restoranus ar posėdžių sales..

6- Apskaita

Kartais administraciniai padėjėjai yra atsakingi už bendrovės viduje patirtų išlaidų stebėjimą ir registravimą. Šios pareigos gali būti paprastos, pavyzdžiui, įrašyti tam tikras išlaidas skaičiuoklėje.

Kai kuriais atvejais asistentas yra paprašytas mokyti sudėtingesnių užduočių kūrimui. Pavyzdžiui, jūsų atsakomybė gali apimti apskaitos ataskaitų pateikimą vadovybei.

Paprastai tai priklauso nuo įmonės dydžio. Didelė įmonė paprastai turi daugiau specializuotų vaidmenų; šiuose apskaitos duomenis tvarko tam tikslui samdomas asmuo.

Tačiau vienas iš pagrindinių administracinių padėjėjų įgūdžių yra biuro apskaitos programinės įrangos, pvz., „Microsoft Excel“, domenas.

7- Technologinis valdymas

Techninių išteklių valdymas taip pat yra administracinių padėjėjų funkcijų dalis. Šia prasme jos pareiga yra užtikrinti, kad visos įmonės veiklai reikalingos priemonės būtų tinkamos.

Tai apima atsarginę kompiuterinės įrangos ir antivirusinės programos atnaujinimo kopiją, be kitų užduočių.

Kita vertus, tai apima įrangos, pavyzdžiui, projektorių ir nešiojamųjų kompiuterių, administravimą.

Tai taip pat apima įrangos, reikalingos normaliai jų atsakomybei priskiriamai veiklai plėtoti, peržiūrą ir priežiūrą.

Tai nereiškia, kad administracijos padėjėjas turėtų turėti techninių žinių. Jo darbas - tai techninio personalo, kuris reguliariai atlieka įrangos priežiūrą, samdymas, kad būtų išvengta nesėkmių.

Nuorodos

1. Bucky, J. (2017). Vykdomųjų sekretorių ir administracinių padėjėjų pareigos. Gauta iš: thebalance.com
2. Karjeros kūrėjas (2016). Dirbant administracijos padėjėju - puikus pasirinkimas generalistams. Gauta iš: privacybuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). Ką daro medicinos administracinis padėjėjas? Gauta iš: rasmussen.edu
4. Study.com. (S.F.). Administracinio padėjėjo pareigos. Gauta iš: study.com