Rašytinės komunikacijos charakteristikos, tipai, elementai, privalumai

The rašytinis pranešimas tai yra bet kokia sąveika, kuri naudoja rašytinį kodą. Nors jis grindžiamas ta pačia kalbine oralumo sistema, jos savybės yra skirtingos. Taigi, skirtingai nuo kitų, rašytinė forma yra visiškai įprasta. Tai turi atitikti modelius, nustatytus pagal kalbos nustatytas taisykles.

Kita vertus, rašytinis bendravimas yra labiausiai paplitusi formalaus bendravimo forma tarp žmonių ir atlieka įvairių rūšių socialines funkcijas. Jų naudojimas yra labai dažnai naudojamas įvairių tipų įvykių dokumentavimui ir tarpasmeninėms sąveikai atlikti.

Be to, kita svarbiausia jo savybė yra ta, kad nereikalauja siuntėjo ir gavėjo buvimo toje pačioje vietoje ir laiku. Todėl pranešimas gaunamas atidėtoje formoje ir rašytojo (siuntėjo) ir skaitytojo (imtuvo) sąveika yra labai ribota.

Kita vertus, rašytinis bendravimas iš esmės yra kūrybinė veikla, kuriai reikia sąmoningų pastangų. Šios pastangos kyla iš proto sukeltų stimulų.

Tai skiriasi nuo žodžiu, kur juos iš išorės renka jutimo receptoriai. Kita vertus, rašytiniai yra kilę iš vidaus intelektinės veiklos.

Indeksas

• 1 Charakteristikos
  • 1.1 Atidėtas pranešimo priėmimas
  • 1.2 Riboti ciklai
  • 1.3 Mažai vietos atleidimui
  • 1.4 Išankstinis planavimas
• 2 tipai
  • 2.1
  • 2.2 Ataskaitos
  • 2.3 Brošiūros
  • 2.4 El. Laiškai
  • 2.5 Pasiūlymai
  • 2.6 Laiškai
  • 2.7 Telegramos
  • 2.8 Faksai
• 3 Rašytinės komunikacijos elementai
• 4 Privalumai
  • 4.1 Nuolatinis laikas
  • 4.2 Kontrolės mechanizmas
  • 4.3 Saugojimas
  • 4.4 Aukštesnis atspindėjimo lygis
  • 4.5 Mažiau iškraipymų ir aiškinimo galimybių
• 5 Trūkumai
  • 5.1 Išlaidos
  • 5.2 Gebėjimas veiksmingai suprasti
  • 5.3 Atsiliepimai
  • 5.4 Emocionalumo išraiškos sunkumai  
  • 5.5 Pavėluotas arba neaiškus gavimas
  • 5.6 Lankstumo stoka
• 6 Nuorodos

Savybės

Atidėtas pranešimo priėmimas

Vienas iš rašytinės komunikacijos savybių yra susijęs su laiko veiksniu. Ryšio situacijoje situacija, kai siuntėjas užkoduoja pranešimus, siunčiami iš karto.

Tačiau rašytiniame pranešime visada yra vėlavimas. Apskritai nėra nustatyto termino šiam vėlavimui.

Riboti ciklai

Komunikacijos ciklas susideda iš keturių pagrindinių komunikacinių elementų: siuntėjo, pranešimo kartu su ryšio kanalu, imtuvu ir atsakymu ar reakcija. Kadangi pranešimo priėmimas vyksta atidėtu, rašytinio ryšio ciklas yra ribotas.

Tačiau dėl naujų komunikacijos ir informacijos pažangos daugelis kanalų leidžia užbaigti paskutinį ciklo etapą (grįžtamąjį ryšį arba atsakymą) beveik tuo pačiu metu, kaip ir tiesioginis bendravimas. Jų pavyzdys yra momentinių pranešimų paslaugos.

Mažai vietos atleidimui

Rašytinis įrašas riboja atleidimo galimybę. Kalbant žodžiu, gestai ir paraverbaliniai elementai - intonacija - palaiko žodinę kalbą.

Rašytiniame pranešime taip nėra. Todėl paklausos lygis yra didesnis, todėl emitentas verčia tiksliau vartoti žodžius.

Iš tiesų rašytinis ryšys turi didelę socialinę vertę. Šis vertinimas mažėja, kai kartojami žodžiai ir naudojami tie patys sintaksiniai modeliai. Čia vyrauja originalumas ir net formalios naujovės.

Ankstesnis planavimas

Paprastai rašytinis ryšys nėra „improvizuotas“ veiksmas. Rašant dažnai įvykdomos kelios sąlygos arba reikalavimai. Tarp jų, jei siekiama efektyvaus bendravimo, būtina aiškiai pasakyti apie viso pranešimo turinį ir jo vidinį artikuliavimą..

Dėl to emitentas turi turėti teksto organizavimo schemą. Kai tekstas progresuoja, visi pranešimo elementai yra susieti iki atitinkamų idėjų su prasme.  

Tipai

Kalbant apie rašytinės komunikacijos rūšis, yra tiek daug, kiek įvairios ir įvairios žmogaus veiklos sritys. Tokiu būdu kiekvieną kartą kai kurie (telegramos) išnyksta ir kiti (pvz., El. Paštas). Toliau bus aprašyti tik keli iš jų.

Užrašai

Atmintinė yra populiari vidinio rašytinio bendravimo tarp organizacijos narių priemonė. Tai yra formos, sutrumpintos formos forma su minimaliomis mandagumo formomis ir tiesiogine prieiga prie konkretaus pranešimo objekto.

Šio tipo komunikacijose paprastai yra iš anksto nustatyti formatai. Pagrindinė taisyklė, kurią reikia įvykdyti, apima teisingą rašymą ir asmeninį bei hierarchinį pagarbą. Rašymo būdas turėtų būti tiesioginis ir be jokio supratimo.

Ataskaitos

Ataskaitos yra kito tipo rašytinis pranešimas. Jie gali būti naudojami komerciniais, švietimo, teisiniais ar moksliniais tikslais.

Priklausomai nuo ataskaitos pobūdžio ir tikslo gali būti iš anksto nustatyti formatai. Tačiau apskritai ataskaitoje turėtų būti trumpas įvadas, pagrindiniai tikslai ir rezultatai. 

Kai kuriais atvejais pateikiami grafikai ir lentelės, kad būtų lengviau suprasti rezultatus. Taip pat daugelyje ataskaitų pateikiamas rekomendacijų sąrašas.

Brošiūros

Brošiūros yra leidiniai, kuriuose įmonės pateikia savo produktus ir paslaugas. Jie taip pat skelbiami, kad padėtų pardavimo atstovams apsilankyti klientuose.  

Įmonės gamina brošiūras, turinčias daug formų ir dydžių. Kai kurios brošiūros yra raidžių dydis, o kitos yra sulankstytos per pusę arba trimis dalimis.

Kita vertus, joms būdingas labai spalvingas ir pagrindinių produktų ar paslaugų vaizdų gausumas. Tekstai yra nedaug ir jie turi daug tuščios vietos, kad bukletą būtų galima lengvai perskaityti.

El. Laiškai

Šiuo metu el. Laiškai yra labai dažna bendravimo forma. Jie naudojami siųsti dokumentus, organizuoti susitikimus, patvirtinti paskyrimus ir susisiekti su darbo kandidatais. Be to, jie dirba su asmeniniais klausimais.

Nepaisant jų santykinio neformalumo, el. Laiškai turi atitikti tam tikras įprastas normas. Tokiais tikslais jos formatas priskiria tarpus siuntėjui, gavėjui, objektui ir erdvei, kurioje turėtų būti parašytas pranešimas.

Net jei jie naudojami nekomerciniais tikslais, yra tam tikrų konvencijų, kurių reikia laikytis, kad būtų išvengta neigiamų reakcijų. Tarp jų galime paminėti teisingą vardų ir pavadinimų rašymą, tinkamą skyrybos ženklų naudojimą ir teisingą sakinių ir pastraipų suformavimą..

Pasiūlymai

Pasiūlymai yra dokumentai, kuriuose aprašomi būsimi projektai. Jie paprastai turi tik vieną ar du puslapius. Jie apima su kiekviena konkrečia projekto užduotimi susijusias išlaidas.

Kitos išlaidos, kurios nėra tiesiogiai susijusios su projektu, gali būti, pavyzdžiui, spausdinimo, pašto ir pašto išlaidos.

Laiškai

Laiškai yra viena iš seniausių rašytinės komunikacijos formų. Laiškų tema gali būti asmeninė ar komercinė. Prieš atvykstant elektronines formas, tai buvo labai populiari ryšio priemonė. Kaip ir el. Laiškuose, blaivios formos ir glausti pranešimai buvo naudojami komerciškai.

Tačiau asmeniniuose laiškuose jų rašant buvo mažiau paplitusi. Pasitenkinimo procedūros buvo minimalios. Temos kūrimas buvo patogus tarp pranešimo siuntėjo ir gavėjo. Puslapių skaičių apribojo abiejų šalių pajėgumas. Palaipsniui jie buvo pakeisti elektroniniais pranešimais.    

Telegramos

Telegrama yra trumpas ir supaprastintas laiško variantas. Čia mandagumo formulės yra minimalios ir kartais praleidžiamos. Pranešimo tekstas rašomas praleidžiant didžiausią skaičių žodžių ir išlaikant būtiniausią būtinybę.

Taip pat mandagumo formos paprastai buvo standartinės ir sutrumpintos (p., Ponia, ponia ir kt.). Kaip ir laiškuose, jų naudojimas mažėjo, kai plėtojama elektroninė žiniasklaida.

Faksogramos

Tai buvo pradinis elektroninių pranešimų rašymo būdas. Nors ir jo rašymas, ir skaitymas buvo atliktas raštu, jis buvo perduotas elektroniniu būdu. Jo naudojimas sumažėjo dėl vis daugiau elektroninių priemonių.

Rašytinės komunikacijos elementai

Apskritai manoma, kad trys pagrindiniai rašytinės komunikacijos elementai yra struktūra (turinio forma), stilius (rašymas) ir turinys (tema).

Kalbant apie struktūrą, tai padeda skaitytojams suprasti temą. Štai kodėl prieš pradedant rašyti rekomenduojama, kad būtų aišku, kas tinka.

Kalbant apie stilių, tai pirmiausia susijusi su emitentu. Tačiau taip pat svarbu atsižvelgti į galimus rašytinės medžiagos gavėjus. Kartais reikalingi sakiniai ar trumpos pastraipos, naudojant paprastą žodyną. Kartais pranešimas turėtų būti šiek tiek ilgesnis ir išsamesnis.

Galiausiai, kalbant apie šią temą, tai gali būti labai įvairi. Visos žmogaus sąveikos sritys gali būti rašytinio pranešimo objektas. Tai apima nuo mokslo dalykų iki asmeninių, per įstatymus ir procedūras.

Privalumai

Nuolatinis laikas

Rašytinis ryšys yra nuolatinė informacijos priemonė. Todėl tai yra naudinga, kai reikia tvarkyti įrašus. Taip pat labai svarbu teisingai perduoti pareigas ir nustatyti normas bei procedūras. Kita vertus, tai leidžia pakartotinį užklausų užklausą.

Kontrolės mechanizmas

Dėl savo pastovumo laiko, rašytinis bendravimas yra idealus kaip valdymo įrankis. Kontrolės lapai ar rezultatai, įstatymai, susitarimai, be kita ko, yra dokumentai, kurie dažniausiai apdorojami per šį ryšio būdą.

Išsaugojimas

Rašytinis pranešimas yra aukšto lygio. Tai leidžia jai būti saugiam ir ilgalaikiam. Technologijos pažanga padėjo užtikrinti kitas informacijos išsaugojimo priemones. Tačiau iki šiol originalas parašytas dokumentas lieka galutiniu jos egzistavimo ir originalumo įrodymu.

Aukštesnis atspindžio lygis

Žmonės, kurie naudojasi šia priemone, prieš rašydami efektyviai atsispindi. Pranešimo rašymo veiksmui visada taikomas mąstymo procesas ir apibrėžimas, ką norite išreikšti. Net pats rašymas yra atspindėjimo procesas. Todėl šis komunikacinis režimas idealiai tinka tikslumui ir tikslumui perduoti.

Mažiau iškraipymų ir aiškinimo galimybių

Raštuose perduodamuose pranešimuose yra mažiau iškraipymų. Šioje ryšio sistemoje informacija yra nuolat registruojama ir gali būti patikrinta bet kuriuo metu. Taigi yra mažesnė informacijos iškraipymo ar keitimo galimybė.

Kita vertus, yra mažiau galimybių klaidingai interpretuoti pranešimus. Kilus abejonėms, pranešimą galima perskaityti tiek kartų, kiek reikia, kol bus pasiektas visiškas supratimas.

Taip pat skaitymo ar perrašymo greitis gali būti reguliuojamas pagal pranešimo gavėjo supratimo lygį. Tokiu būdu galima garantuoti, kad jei ir siuntėjas, ir gavėjas tvarko tuos pačius kodus, pranešimas bus pasiektas pagal pageidaujamą.

Trūkumai

Išlaidos

Rašytinis pranešimas nėra ekonomiškas. Yra išlaidų, susijusių su medžiaga (be kita ko, popieriumi ir rašalu) ir darbais, naudojamais rašyti ir pristatyti. Šios išlaidos gali padidėti priklausomai nuo fizinio atstumo tarp siuntėjo ir gavėjo.

Gebėjimas veiksmingai suprasti

Rašytinės komunikacijos naudojimas nusipelno gebėjimų ir gebėjimų vartojant kalbą ir žodyną. Rašymo įgūdžių trūkumas ir prasta tekstų kokybė neigiamai veikia pranešimą ir kelia veiksmingą jų supratimą.

Atsiliepimai

Pranešimo grįžtamasis ryšys rašytiniame pranešime nėra tiesioginis. Šio tipo komunikacijoje kodavimo ir dekodavimo procesas yra lėtas.

Priklausomai nuo naudojamo kodo, supratimas gali užtrukti ilgiau nei pageidaujama. Bet kokiu atveju grįžtamasis ryšys yra žinutės gavėjo, o ne emitento, patogumui.

Sunku išreikšti emocionalumą  

Būdama atspindinčia terpė, rašytiniame komunikate yra sunkiau išreikšti emocionalumą. Tiesą sakant, poetai ir menininkai, kurie naudoja šią terpę, kad išreikštų grožį ir emocijas, naudoja sunkiai naudojamus metodus. Kartais jie yra sėkmingi, bet kitose jie nesilaiko tikslo perduoti menininko emocionalumą.

Šis komunikacijos tipas yra žinomas kaip šaltas, beasmenis ir kontrastas su kitomis bendravimo formomis, kurios gali apimti žodinius ir gestinius bruožus. Dėl šios priežasties ji dažniau naudojama perduodant informaciją, kurios svarba yra faktų tikslumas.

Pavėluotas arba neaiškus gavimas

Rašytinio ryšio metodas trukdo nedelsiant patvirtinti pranešimo gavimą. Kai kuriais atvejais net neįmanoma nustatyti, ar pranešimas pasiekė numatomą gavėją.

Lankstumo stoka

Lankstumo stoka yra dar vienas rašytinio bendravimo trūkumas. Išdavus originalų pranešimą, nėra galimybės greitai pataisyti turinį.

Bet kokius reikiamus pakeitimus turi garantuoti pranešimo gavėjas. Taip pat kiekvienas padarytas korekcija, netgi dalinis, veikia visą pranešimą.

Nuorodos

1. Inc. (s / f). Rašytinis pranešimas Paimta iš inc.com.
2. Sehgal, M. K. (2008). Verslo komunikacija Naujasis Delis: „Excel Books“ Indija.
3. Cabrera, A. ir Pelayo, N. (2001). Kalba ir komunikacija Karakasas: nacionalinis.
4. Bolaños, B. (1996). Rašytinis pranešimas. San José: EUNED.
5. Suttle, R. (2017 m. Rugsėjo 26 d.). Rašytinės verslo komunikacijos rūšys. Paimta iš bizfluent.com.
6. Sckool (2017 m. Vasario 07 d.). Trys pagrindiniai rašytinės komunikacijos elementai. Paimta iš sckool.org.   
7. MSG (s / f). Rašytinė komunikacija - prasmė, privalumai ir trūkumai. Paimta iš managementstudyguide.com.
8. Verslo komunikacija. (s / f). Rašytinės komunikacijos privalumai ir trūkumai. Paimta iš verslo komunikacijos.com.
9. Verslo ryšiai. (s / f). Rašytinės komunikacijos trūkumai versle. Paimta iš bizcommunicationcoach.com.