Nuolatinių atsargų sistema, privalumai

The sistema nuolatinės inventorizacijos yra inventoriaus apskaitos metodas, kuris nedelsdamas registruoja inventoriaus pardavimą ar pirkimą naudodamas kompiuterines sistemas ir verslo turto valdymo programinę įrangą.

Jame pateikiama gana išsami inventoriaus pakeitimų apžvalga, nedelsiant pateikiant informaciją apie atsargų kiekį ir tiksliai atspindima turimų prekių lygį..

Nuolatinis inventorius yra pageidaujamas inventoriaus stebėjimo metodas, nes jis gali nuolat generuoti pakankamai tikslius rezultatus, jei jie tinkamai valdomi..

Kaip įmonė, turinti daugiau atsargų apie tai, kas reikalinga, yra brangi ir gali generuoti atliekas. Kita vertus, labai mažai reiškia, kad rizikuojate nuvilti klientus ir prarasti pardavimo pajamas su savo konkurentais.

Kadangi nuolatinė inventoriaus programinė įranga visada yra naujausia, ji greitai mato atsargų lygį ir leidžia greičiau reaguoti į paklausos pokyčius.

Kaip veikia procedūra?

Nuolatinės inventorizacijos sistemos dėka bendrovė nuolat atnaujina inventorizacijos įrašus, apskaitydama papildymus ir atimtis tokioms veikloms kaip:

- Įsigyti atsargų elementai.

- Prekės parduodamos iš atsargų.

- Medžiagos, paimtos iš inventoriaus, naudojamos gamyboje.

- Išmesti gaminiai.

Sistema puikiai veikia kartu su kompiuterine duomenų baze, kurią realiu laiku atnaujina sandėlio darbuotojai, naudodami brūkšninių kodų skaitytuvus arba pardavėjus, naudojančius pardavimo vietos terminalus.

Periodinė inventorizacija ir nuolatinis inventorius

Tradiciškai, jei norite sužinoti, kiek prekių buvo sandėlyje, turėjote atlikti fizinį skaičių ir suderinti jį su rankinėmis arba automatizuotomis sistemomis, pagrįstomis partijomis.

Tuomet buvo atnaujintos įmonės, fiziškai apskaitomos atsargomis tam tikro laikotarpio pabaigoje, ir atsargų duomenys. Tai vadinama periodine inventoriaus sistema, nes informacija periodiškai atnaujinama.

Nuolatinė inventoriaus sistema naudoja inventoriaus valdymo programinę įrangą ir procesus, leidžiančius atnaujinti inventoriaus judėjimą.

Darbuotojai naudoja brūkšninio kodo skaitytuvus, kad užregistruotų pardavimus, pirkimus ar grąžą tuo metu, kai jie įvyksta.

Ši informacija siunčiama į duomenų bazę, kuri nuolat atnaujinama, kad būtų galima įrašyti kiekvieną pakeitimą. Nuolatinis inventoriaus atnaujinimas yra tai, kas suteikia sistemai jo pavadinimą ir skiria jį nuo periodinio požiūrio.

Nuolatinės inventoriaus sąskaitos

Pagal šią sistemą nereikia išlaikyti pirkimo sąskaitos, nes atsargų sąskaita yra apmokestinama tiesiogiai už kiekvieną prekių pirkimą.

Sąskaitos, kurios bus paskelbtos šioje sistemoje, yra šios:

- Kai prekės perkamos, kad jas būtų galima saugoti inventoriuje:

- Kai patiriamos išlaidos, pvz., Krovinių, draudimo ir kt. Išlaidos, pridėtos prie prekių kainos:

- Jei prekės grąžinamos tiekėjui:

- Kai prekės parduodamos:

- Jei prekes grąžina klientai:

- Kai yra skirtumas tarp atsargų sąskaitos ir fizinio skaičiaus:

Privalumai

Tai leidžia tiksliai pakeisti

Atsargų pasikeitimai yra registruojami realiu laiku, perkant ir parduodant inventorių. Tai leidžia jums parengti ataskaitas, kurios nedelsiant nustato atsargų elementus, kurie baigėsi.

Atraskite nuosmukį ir vagystę

Periodinėje inventorizavimo sistemoje laikotarpio pabaigoje inventorizacija koreguojama, patvirtinant fizinę inventorizaciją. Tai slepia bet kokį skaičiavimų vagystę, susitraukimą ar net klaidas, kai šis koregavimas perkeliamas į parduodamų prekių savikainą..

Nuolatinė sistema palygins inventoriaus vertę sistemoje su laikotarpio pabaigos skaičiumi ir leis jums ištirti bet kokį neatitikimą.

Pateikia tikslesnes tarpines finansines ataskaitas

Kadangi periodinėje inventoriaus sistemoje atsargų vertės per ataskaitinį laikotarpį nekeičiamos, tiek atsargų sąskaita balanse, tiek parduotų prekių sąnaudų sąskaita pelno (nuostolio) ataskaitoje per visą laikotarpį yra neteisinga. laikotarpį.

Nuolatinė sistema palaiko šias teisingas sumas ir pateikia tikslesnę finansinių ataskaitų rinkinį per visą laikotarpį.

Glaudesnis atsargų lygių valdymas

Atsargų lygiai visada teisingi ir prieinami internete bet kuriuo metu. Tinkamai apskaičiuoti savo apyvartos rodiklį galite pamatyti, ar pardavimai sulėtėja arba ar produktai nebeparduodami greitai.

Integracija su kitomis komercinėmis sistemomis

Realaus laiko inventoriaus informacija yra gyvybiškai svarbi finansų ir apskaitos komandoms. Inventorizacijos sistemos integravimas su finansų sistemomis padeda užtikrinti tikslius mokesčių ir reguliavimo pranešimus.

Pardavėjai gali suteikti geresnę klientų patirtį, tiesiogiai įtakodami jų reputaciją. Jos integracija su rinkodaros sistemomis suteikia šiai komandai dabartinę vaizdą apie tai, kas yra parduodama ir kas ne..

Trūkumai

Didelės įgyvendinimo išlaidos

Norėdami naudoti nuolatinę inventorizacijos sistemą, įmonė pirmiausia turi įdiegti specializuotą įrangą ir programinę įrangą. Tam reikalinga didelė pradinė investicija, daug išteklių ir laiko, kad sistema būtų tinkamai įdiegta.

Įdiegus reikiamą įrangą ir programinę įrangą, techninės priežiūros ir periodiniai atnaujinimai ir toliau bus privalomi..

Didesnis sudėtingumas

Dėl sistemos sudėtingumo įmonės reikalauja mokyti kiekvieną darbuotoją.

Darbuotojams reikės mokymų, kaip naudoti konkrečią įmonės programinę įrangą, taip pat gauti mokymus apie specialios įrangos, pvz., Skaitytuvų, naudojimą.

Registruotas inventorius gali neatspindėti faktinio inventoriaus

Gali būti trūkumas, kad sandoriai užregistruojami, kai tik jie įvyksta, nes registruotas inventorius gali neatitikti faktinio inventoriaus laikui bėgant..

Taip yra todėl, kad nuolatinėje inventorizacijos sistemoje neretai naudojami fiziniai atsargų skaičiai.

Kadangi sistemoje dalyvauja daugiau žmonių, įmonė prisiima didesnę riziką dėl klaidų dėl klaidų.

Daugiau vartojimo laiko

Per periodinę inventorizacijos sistemą įmonės laiko tam tikrą laiką atsargų registravimui.

Jie gali būti registruojami kas savaitę, kas mėnesį arba net kasmet. Dėl to periodinė inventorizacijos sistema sunaudoja mažiau laiko nei nuolatinė inventoriaus sistema.

Naudojant nuolatinę sistemą, kiekvienas sandoris turi būti užregistruotas nedelsiant. Auditoriai turėtų peržiūrėti sandorius, kad įsitikintų, jog jie yra teisingi, ir vis dar reikia atlikti fizines atsargas, kad būtų galima rasti skaičių neatitikimus.

Nuorodos

1. Steven Bragg (2017). Nuolatinė inventoriaus sistema. Apskaitos CPE kursai ir knygos. Paimta iš: accountstools.com.
2. Investopedia (2018). Nuolatinis inventorius. Paimta iš: investopedia.com.
3. Vadybos apskaita (2017 m.). Nuolatinė inventoriaus sistema. Paimta iš: accountsformanagement.org.
4. Oracle Netsuite (2018). Kodėl naudoti nuolatinę inventorizacijos sistemą? Paimta iš: netsuite.com.
5. Angie Mohr (2018). Nuolatinio inventoriaus sistemos privalumai. Small Business - Chron.com. Paimta iš: chron.com.
6. Tanya Robertson (2018). Nuolatinio inventoriaus sistemos trūkumai. Small Business - Chron.com. Paimta iš: smallbusiness.chron.com.