Projekto valdymo etapai, tikslai, nauda ir pavyzdžiai

The projektų valdymas turi laikytis komandos veiklos pradžios, planavimo, vykdymo, kontrolės ir uždarymo, siekiant patenkinti konkrečias sėkmės priežastis ir pasiekti konkrečius tikslus nustatytu laiku. Todėl tai yra įgūdžių, metodų, žinių ir priemonių taikymas programai keliamiems veiksmams vykdyti.

Projektas yra pereinamasis darbas, skirtas sukurti unikalų rezultatą, paslaugą ar produktą, turintį nustatytą pradžią ir pabaigą, kad būtų pasiektas puikus tikslas ir uždaviniai, paprastai pasiekti pridėtinę vertę ar naudingą pakeitimą.

Laikina projektų kokybė nesutinka su įprastomis verslo operacijomis, kurios yra paprastos, pusiau nuolatinės ar nuolatinės veiklos, teikiančios paslaugas ar produktus..

Neįgyvendinus projektų valdymo procesas gali prarasti laiką, prarasti pinigus ir prastai atlikti rezultatus.

Indeksas

• 1 Galingas įrankis
• 2 fazės
  • 2.1 Inicijavimas
  • 2.2 Planavimas
  • 2.3 Vykdymas
  • 2.4 Projekto dokumentacija
  • 2.5 Stebėsena ir kontrolė
  • 2.6 Uždarymas
• 3 Tikslai
  • 3.1 Sėkmingai plėtoti projekto etapus
  • 3.2 Efektyviai bendrauti
  • 3.3 Pasiekti pagrindinį projekto tikslą
  • 3.4 Parengti projektą, kuris atitinka kliento tikslus
• 4 Privalumai
  • 4.1 Didesnis paslaugų teikimo efektyvumas
  • 4.2 Klientų pasitenkinimas
  • 4.3 Didesnis paslaugų teikimo veiksmingumas
  • 4.4 Pagerina komandos augimą ir vystymąsi
  • 4.5 Didesnis lankstumas
  • 4.6 Rizikos vertinimo padidėjimas
• 5 Pavyzdžiai
  • 5.1 „American Airlines“
  • 5.2 „Royal Bank“
• 6 Nuorodos

Galingas įrankis

Projektų valdymas yra galingas verslo įrankis, galintis pasiūlyti daug privalumų visų dydžių įmonėms. Teikia procesus, gaires ir pakartojamus metodus, padedančius valdyti žmones ir projektus, susijusius su projektais.

Tai gali padidinti sėkmės tikimybę ir padėti nuosekliai, veiksmingai, laiku ir per biudžetą įgyvendinti projektus.

Įgyvendinant pagrindines projektų valdymo strategijas bus pasiekti pageidaujami tikslai ir šie tikslai bus pasiekti per tam tikrą laiko ir išlaidų sritį..

Galutinis rezultatas yra tas, kad kiekvienas laimės, o tai gali būti geriausia visiems projektų valdymui.

Fazės

Inicijavimas

Inicijavimo etapas lemia projekto pobūdį ir apimtį. Turite suprasti verslo aplinką ir užtikrinti, kad į projektą būtų įtrauktos būtinos kontrolės priemonės.

Projekto inicijavimo dokumentai - tai trumpų instrukcijų serija, kurios naudojamos norint sukurti projekto trukmę. Tai apima:

- Projekto pasiūlymas: projekto idėja, bendras tikslas, trukmė.

- Projekto apimtis: projekto kryptys ir stebėsena.

- Išskaidyta darbo struktūra: atliktino darbo mastas iki kasdienių užduočių.

- Atsakomybės priskyrimo matrica: su rezultatais suderinti vaidmenys ir atsakomybė.

- Verslo poreikių ir reikalavimų analizė pagal išmatuojamus tikslus.

- Dabartinių operacijų apžvalga.

- Projekto chartija, įskaitant išlaidas, užduotis, rezultatus ir terminus.

Planavimas

Pagrindinis tikslas yra tinkamai planuoti laiką, sąnaudas ir išteklius, kad būtų galima įvertinti reikiamą darbą ir taip efektyviai valdyti riziką projekto vykdymo metu. Ją sudaro projektų administravimo metodikos nustatymas.

- Nustatykite rezultatus ir sukurkite sugedusias darbo struktūras.

- Nustatykite veiksmus, reikalingus užbaigti šiuos rezultatus, ir tokiu būdu sujunkite šias veiklas su logine seka.

- Įvertinkite veiklos išteklių poreikį.

- Įvertinkite veiklos laiką ir kainą.

- Grafiko ir biudžeto sudarymas.

- Rizikos planavimas.

- Gaukite oficialų patvirtinimą pradėti darbą.

Vykdymas

Vykdymo metu turite žinoti, kokie yra numatyti terminai, kuriuos reikia įvykdyti. Vykdymo etapas garantuoja, kad projekto valdymo plano rezultatai bus atitinkamai parengti.

Šis etapas apima žmogiškųjų išteklių ir kitų išteklių, pvz., Medžiagų ir biudžeto, paskirstymą, koordinavimą ir tinkamą valdymą. Šio etapo rezultatas yra projekto rezultatai.

Projekto dokumentacija

Siekiant išlaikyti biudžetą, apimtį, efektyvumą ir tempą, projekte turi būti fiziniai dokumentai, susiję su kiekviena konkrečia užduotimi.

Su teisinga dokumentacija lengva pamatyti, ar projekto reikalavimai yra įvykdyti, ar ne. Dokumentuose pateikiama informacija apie tai, kas jau užbaigta projektui.

Tinkamai atlikus dokumentaciją, tai gali būti projekto sėkmės pagrindas.

Stebėsena ir kontrolė

Jį sudaro procesai, atliekami stebint projekto vykdymą, siekiant laiku nustatyti galimas problemas ir prireikus imtis korekcinių priemonių, siekiant kontroliuoti projekto vykdymą..

Stebima ir vertinama projekto veikla, siekiant nustatyti projekto valdymo plano variantus.

Ji taip pat pateikia grįžtamąjį ryšį tarp skirtingų projekto etapų, siekiant įgyvendinti prevencinius ar taisomuosius veiksmus, kurie atitiktų projekto valdymo planą.

Uždarymas

Jame yra oficialus projekto užbaigimas ir jo priėmimas. Administracinė veikla apima įgytos patirties dokumentavimą. Ją sudaro visų procesų, skirtų oficialiai užbaigti projektą, užbaigimas.

Į šį etapą taip pat įtraukta peržiūra po atlikimo. Tai yra gyvybiškai svarbus etapas, per kurį projekto komanda gali išmokti iš patirties ir taikyti ją būsimuose projektuose.

Vykdant projektą reikėjo laikytis gerai veikiančių dalykų, o tai, kas neveikė, turėtų būti analizuojama, kad būtų gauta pamoka.

Tikslai

Projekto valdymo tikslas - atlikti išsamų projektą, atitinkantį kliento tikslus.

Sėkmingai plėtoti projekto etapus

Projektas, nepriklausomai nuo jo dydžio, paprastai apima penkis vienodus svarbius etapus: inicijavimas, planavimas, vykdymas, stebėsena ir kontrolė, uždarymas.

Visų ankstesnių etapų kūrimas ir vykdymas be problemų ir be pertraukų garantuoja projekto sėkmę.

Efektyviai bendrauti

Visada reikia nepamiršti, kad projekto sėkmė ar nesėkmė labai priklauso nuo komandinio darbo. Todėl sėkmės raktas visada yra bendradarbiavimas.

Šiuo tikslu labai svarbu sukurti gerą bendravimą. Viena vertus, informacija turi būti aiškiai ir išsamiai suformuluota taip, kad visi ją suprastų. Kita vertus, turite turėti galimybę klausytis ir gauti konstruktyvių pastabų.

Pasiekti pagrindinį projekto tikslą

Pagrindinis projekto tikslas turi būti užbaigtas per numatytą laiką, atsižvelgiant į numatomą kokybę ir numatytą biudžetą.

Optimalus priskirtų įnašų optimizavimas ir jų taikymas siekiant iš anksto nustatytų projekto tikslų yra klausimas, kur visada galima tobulinti.

Visi procesai ir procedūros gali būti pertvarkomi ir atnaujinami, siekiant pagerinti projekto tvarumą ir nukreipti komandą per strateginių pokyčių procesą.

Parengti projektą, kuris atitinka kliento tikslus

Tai gali reikšti, kad kliento vizija turi būti sprendžiama ir pertvarkyta arba deramasi su jais, atsižvelgiant į projekto tikslus, siekiant juos paversti įgyvendinamais tikslais..

Klientų lūkesčių tenkinimas ir jų laimėjimas ne tik veda į sėkmingą bendradarbiavimą, kuris gali padėti pašalinti netikėtumus projekto vykdymo metu, bet ir garantuoti tvarumą ateityje.

Privalumai

Pagrindinis projekto valdymo privalumas yra tai, kad jis padeda efektyviai valdyti projektus. Tai leidžia greičiau spręsti problemas.

Didesnis paslaugų teikimo efektyvumas

Projektų valdymas suteikia veiksmų planą, kurį lengva sekti ir veda prie projekto užbaigimo. Po to, kai žinosite, kur išvengti potholes, logiška manyti, kad dirbsite protingiau ir efektyviau.

Klientų pasitenkinimas

Kai projektas bus baigtas laiku ir žemiau biudžeto, klientas paliekamas laimingas. Ir laimingas klientas yra kažkas, kas vėl žiūri.

Pažangus projektų valdymas suteikia priemones, leidžiančias tęsti šį kliento / administratoriaus ryšį.

Didesnis paslaugų teikimo veiksmingumas

Tos pačios strategijos, kurios leido sėkmingai užbaigti projektą, taip pat bus daug kartų naudojamos kitiems projektams.

Gerina komandos augimą ir vystymąsi

Teigiami rezultatai ne tik sukuria pagarbą, bet ir dažnai įkvepia projekto komandą toliau ieškoti būdų, kaip efektyviau dirbti.

Didesnis lankstumas

Galbūt vienas didžiausių projekto valdymo privalumų yra tas, kad jis leidžia lankstumą. Saugus projekto administravimas leidžia atsekti strategiją, kurią norite atlikti, kad projektas būtų baigtas.

Tačiau tokios organizacijos grožis yra tas, kad jei atrasite protingesnį kelią, galite jį paimti. Daugeliui mažų ir vidutinių įmonių, tik tai yra verta įvežti.

Didesnis rizikos vertinimas

Kai visi žaidėjai yra suderinti ir strategija yra įdiegta, gali kilti pavojus užsikimšti.

Projekto valdymas suteikia raudoną vėliavą tinkamu laiku: prieš pradedant darbą baigiant projektą.

Pavyzdžiai

„American Airlines“

„American Airlines“ sujungimas su „US Airways“ sukėlė technologijų ir programų sutapimą. Jie žinojo, kad skaičiuoklių nepakanka sudėtingiems ištekliams ir projektams valdyti.

Siekdami matyti platesnius dalinius ir pasaulinius prioritetus, jie pradėjo naudoti projektų valdymą darbuotojų įdarbinimui, išteklių valdymui ir pajėgumų planavimui..

Dėl šios priežasties oro linijų bendrovė nuo 10 iki 20 proc. Pasinaudojo savo informacinėmis technologijomis. Tai atitinka grynąjį teigiamą kelių milijonų dolerių poveikį jos balanse.

Dabar jie gali gauti patikimesnius ir geresnius duomenis, kad galėtų priimti svarbius sprendimus dėl projektų ir išteklių.

„Royal Bank“

„Royal Bank of Scotland“ turėjo įgyvendinti nuoseklius ir patikimus duomenis, kad galėtų informuoti apie finansinius ir išteklių sprendimus. Todėl jie pasirinko projekto valdymą, kad padidintų šį nuoseklumą. Taigi jie pašalino 35 paliktas sistemas, daugiau nei 50 vartotojų sukurtų įrankių ir šimtus skaičiuoklių.

Su skirtingų formatų duomenimis ir šimtais įvairių sistemų valdomų projektų, jie norėjo kontroliuoti savo duomenis, kad būtų aiškiau matyti jų bendras klientų portfelis.

Per dvylika mėnesių jie sugebėjo įvykdyti savo verslą ir pasiekti investicijų grąžą. Pakeliui jie pagerino skaidrumą ir sumažino išlaidas kiekviename verslo vienete.

Nuorodos

1. Vikipedija, laisva enciklopedija (2019). Projektų valdymas Paimta iš: en.wikipedia.org.
2. Projektų valdymo institutas (2019 m.). Kas yra projektų valdymas? Paimta iš: pmi.org.
3. Clarizen (2018). Kokie yra projekto valdymo tikslai? Paimta iš: clarizen.com.
4. NI verslas (2019). Projekto valdymo privalumai. Paimta iš: nibusinessinfo.co.uk.
5. Gary Picariello (2019). 10 geriausių projektų valdymo privalumų. „Bright Hub“ projektų valdymas. Paimta iš: brighthubpm.com.
6. Leyna O'Quinn (2018). 5 Realaus pasaulio sėkmingų projektų valdymo pavyzdžiai. „Planview“ tinklaraštis. Paimta iš: blog.planview.com.