12 svarbiausių dominuojančių biuro funkcijų



The dominuoja biuro funkcijos jie yra administracinė veikla, kurią vykdo įmonės, organizacijos ar institucijos personalas ir kurie yra būtini tos pačios veiklos vykdymui. Jei jie bus atlikti efektyviai, rezultatai bus daug geresni, nei jei jie būtų padaryti blogai.

Paprastai šis darbas reguliariai rengiamas nuo pirmadienio iki penktadienio, kuris prasideda nuo 8 iki 9 val. ir jis trunka iki 4 arba 5 p.m, nors tai skiriasi priklausomai nuo šalių ar regionų.

Dauguma biuro darbų reikalauja pagrindinių įgūdžių, pvz., Sklandaus bendravimo žodžiu, gebėjimo rašyti, rinkti ir šiek tiek patirties, susijusios su biuro įranga, pvz..

Priklausomai nuo prisiimtos pozicijos ar atsakomybės lygio, reikia, kad asmuo turėtų techninį, universitetinį ar ketvirtąjį išsilavinimą.

10 pagrindinių tarnybos funkcijų, kurios dominuoja

1 - Planavimas

Tai yra pirmasis ir svarbiausias uždavinys, nes jame apibrėžiama, kaip organizaciniai metodai ir struktūros gali prisidėti prie verslo plano.

Yra technologinių priemonių, kurios padeda įgyvendinti šiuos metodus komandų nariams paskirstytose užduotyse, tačiau tik geras planavimas gali užtikrinti, kad viskas baigsis verslo tikslu.

Visuotiniam planavimui įmonėje reikalingas aiškus verslo vizija ir tam tikras hierarchinis lygis, tačiau kiekvienas komandos narys turi planuoti savo darbą, kad jie galėtų pasiekti nustatytus tikslus ir terminus..

2 - Ataskaitų perrašymas ir (arba) rašymas

Užduotis, kurią kasdien užima biuro darbas, yra bet kokiu palaikymu rašyti ataskaitas, kuriomis remiamos arba išsamiai aprašomos jų funkcijos arba kurios padeda paaiškinti kitų kolegų informaciją (foną, pažangą, rezultatus, privalumus ir ir pan.), konkrečiam projektui.

Šie raštai taip pat yra organizacijos, kuriai priklauso ši įstaiga, veiklos registras, skirtas būsimiems auditams ar peržiūroms.

3 - dalyvauti susitikimuose

Jie yra darbo grupės narių, kuriuose keičiamasi idėjomis apie dabartinius projektus, susitikimai, atskleidžiami nauji pasiūlymai, pristatymai, ataskaitos ar ataskaitos.

Paprastai jų tikslas - suderinti visus dalyvius, siekiančius bendro tikslo, kiekvienam iš jų priskirti vaidmenis, užduotis ir terminus. Jie taip pat padeda spręsti problemas, kurios gali kilti vykdant užduotis.

Jie turi dažnį, trukmę ir labai apibrėžtą dinamiką. Be to, tai, kas jose aptariama, archyvavimui paprastai įrašoma minutėmis arba minutėmis.

4- Susitikimų tvarkaraštis

Kalbama apie visų žmonių, kurie turėtų dalyvauti susitikime, darbotvarkę taip, kad jie galėtų sutapti tam tikroje vietoje ir laiku.

Tai užduotis, kuri gali būti didžiulė, todėl pasitikėjimas technologijomis gali būti gera idėja. Yra programų, pvz., „ScheduleOnce“, kurios leidžia automatiškai susitarti dėl susitikimų, leidžiančios svečiams matyti galimas datas ir pasirinkti jiems tinkantį tvarkaraštį..

5- Patikrinkite įmonės el. Paštą

Tai užduotis, kuri gali užtrukti gana ilgai. 2016 m. Paskelbta „Adobe“ ataskaita, kuri buvo atlikta atlikus daugiau nei tūkstantį darbuotojų atliktą apklausą, atskleidė, kad kiekvieną savaitę mes praleidžiame vidutiniškai 20,5 valandų, patikrindami savo darbo el..

Rūšiuoti, skaityti ir atsakyti į el. Laiškus yra labai dažna bendravimo forma ir leidžia keistis failais ir parodymais, susijusiais su bet kuriuo projektu ar organizaciniu procesu.

Nors įmonės nuolat ieško efektyvesnių el. Pašto valdymo formų, yra ir tokių programų, kaip „Gmail“ pažangiosios etiketės..

Kitas būdas racionalizuoti šią užduotį yra įtraukti standartinius el. Pašto šablonus arba tekstus, kurie gali būti siunčiami su minimaliais pakeitimais skirtingiems gavėjams ir įvairiomis galimybėmis..

6 Finansų valdymas

Šioje užduotyje turi būti užtikrinta, kad pinigai atitinka jo gyvavimo ciklą perkant ir parduodant produktus ir paslaugas; kad visos sąskaitos faktūros siunčiamos, registruojamos, mokamos ir siunčiamos. Žinoma, yra biurų, kuriuose jie yra tik tam skirti.

Ši veikla taip pat apima finansinių sąskaitų ir teisinių dokumentų atnaujinimą taip, kad nebūtų jokių problemų su atitinkama organizacija susijusia teisine sistema..

7- Logistika

Ši funkcija garantuoja, kad visos prekės, susijusios su įmonės darbu, gabenamos į sandėlius ir klientus. Ji taip pat apima ryšį su tiekėjais, kad gautų žaliavas naujų produktų gamybai.

Šios funkcijos tikslas - užtikrinti, kad įmonė turėtų viską, kas reikalinga norint išlaikyti savo parduodamos prekės ar paslaugos gamybą.

8- Skambinkite dėmesį

Tarnyboje taip pat reikia atsakyti į telefoną, nes tai yra ryšio priemonė su klientais, tiekėjais ir bendradarbiais. 

Nors tai atrodo paprasta užduotis, tam reikalingas tam tikras protokolas, nes gali būti tas balsas, kad kažkas už įmonės ribų siejasi su jo įvaizdžiu. Todėl svarbu gerbti mandagumo taisykles, išlaikyti institucinį toną, mažinti balso kiekį ir naudojamą žodyną.

Kitas svarbus faktas, kuris kartais nepastebimas vykdant šią funkciją, yra kuo daugiau duomenų apie asmenį, esančią kitoje telefono pusėje; Tai leis įvesti įmonės kontaktinę duomenų bazę ir leisti jums teisingai sekti pokalbio telefonu metu aptartą klausimą.

9 - Archyvų organizavimas

Dauguma užduočių, atliekamų biure, sukuria tam tikrą dokumentą: sąskaitas, pastabas, minutes, minutes, pardavimo ataskaitas ir kt..

Skaitmeniniu ar popieriniu pavidalu tai yra informacijos kiekis, reikalaujantis, kad kas nors būtų atsakingas už katalogavimą, archyvavimą ir apsaugą pagal savo svarbą verslui..

Būtent šis paskutinis punktas - informacijos apsauga - yra problema, kuri daugeliui organizacijų tapo galvos skausmu, todėl atsiranda vis daugiau įrankių, protokolų ir procedūrų, užtikrinančių informacijos archyvavimo ir perdavimo saugumą. slaptus duomenis organizacijoje.

Kai kuriais atvejais naudojami išoriniai standieji diskai, o kitose - specialūs serveriai šiems atvejams arba „debesies“ saugojimo platformos, pvz., „Microsoft OneDrive“, „Google“ diskas arba „Apple iCloud“.

10 - Bendrovės pašto platinimas

Užduotis, kuri, nors ir nereikalauja labai aukšto akademinio mokymo, reikalauja geros organizacijos, atsakomybės ir skubos jausmo, ar korespondencijos paskirstymas biure.

Kai kurių darbuotojų, kuriuos gali laukti ir kokie kiti procesai gali priklausyti, dokumentas yra tam tikro dizaino, banko siunčiamos kredito kortelės, tiekėjo sąskaitos arba vyriausybės subjekto atsakymo laiškas. bendrovės.

11 - Klientų aptarnavimas

Ši funkcija yra fiziškai padėti klientams klausimus ar skundus dėl bendrovės siūlomų produktų ar paslaugų.

12 - Dokumentų spausdinimas ir kopijavimas

Ją sudaro dokumentų, kurie turi būti fiziškai išsaugoti, arba jų kopijų, kurios turi būti saugomos dviem egzemplioriais arba pristatomos bendrovės darbuotojams, spausdinimas.

Nuorodos

  1. Audra Bianca (s / f). Biuro organizavimo ir planavimo patarimai. Gauta iš: smallbusiness.chron.com.
  2. Biz Trend (2015). 7 biuro užduotys, kurias galite ir turėtumėte automatizuoti. Gauta iš: www.sba.gov.
  3. Dewei Caitlin (2016). Kiek valandų jūsų gyvenime dirbote el. Paštu? Išbandykite mūsų slegiančią skaičiuoklę. Gauta iš: washingtonpost.com.
  4. Laurie Reeves. Darbų, dirbančių biure, sąrašas. Gauta iš: work.chron.com.
  5. Ką daro biuro padėjėjas. Gauta iš learning.org.
  6. Ką žmonės daro biuro darbuose. Gauta iš: reddit.com.