Kaip veikia viešbučio organizavimo schema? (ir jos funkcijos)

The viešbučio organizacinė schema atstovauja darbo vietas, kurias viešbutis turi atlikti savo darbo procesus, misiją, viziją ir vertybes.

Kiekvienam mažam, vidutiniam ar dideliam viešbučiui reikia organizacinės struktūros, kad galėtų vykdyti savo kasdienes operacijas. Jis naudojamas padalinti užduotis, nurodyti kiekvienam departamentui skirtą darbą ir perduoti įgaliojimus departamentuose ir jų viduje.

Aukščiau pateikta organizacinė schema būdinga 5 žvaigždučių viešbučiui, nors 4 žvaigždučių viešbutis gali turėti tiek pat apartamentų, tiek daugiau. Žvaigždžių skaičius gali nusileisti arba pakilti nepriklausomai nuo departamentų skaičiaus.

Pavyzdžiui, viešbutis „NY King“ gali išlaikyti visus apartamentus ir pakilti nuo 4 iki 5 žvaigždučių. Arba atvirkščiai; nusileiskite nuo 5 iki 4 žvaigždučių ir saugokite visus padalinius.

Apartamentų skaičius skirsis priklausomai nuo viešbučio siūlomų paslaugų. Galbūt prabangus viešbutis „-5stars“ - turistų paslaugos klientams, treniruoklių salė, baseinas, teniso kortai, SPA, diskoteka. Kitas mažesnio dydžio viešbutis neturės šių papildomų paslaugų, todėl nereikės tiek daug darbuotojų, sumažinančių darbuotojų skaičių padaliniai.

Dažniausios aukščiausios pozicijos viešbutyje yra: direktorius, rinkodaros direktorius, apskaitos direktorius, personalo direktorius, inžinerijos direktorius, pirkimo direktorius, kambarių vadybininkas ir restoranų vadovas.

Iš šių pozicijų sukuriamos kitos, kurios yra prastesnės, bet ne mažiau svarbios, kad įvykdytų pagrindinę viešbučio funkciją; priima svečius, suteikiančius aukščiausią įmanomą kokybę, priklausomai nuo žvaigždžių skaičiaus kiekviename viešbutyje.

Kas yra atsakingas už viešbučio organizavimą??

Paprastai įmonės organizacinės schemos vadovas yra Žmogiškųjų išteklių direktorius.

Be organizacijos schemos, jums reikės gerai apibrėžtų darbo vietų „darbo aprašyme“, kad kiekvienos darbuotojo funkcijos būtų gerai apibrėžtos. Tai bus labai svarbu norint samdyti naujus darbuotojus ir kiekvienam darbuotojui žinoti, ką daryti.

Kita vertus, yra viešbučių, kurie perdavė žmogiškųjų išteklių funkcijas, ypač mažesnius viešbučius, kurie nėra viešbučių grandinių dalis.

Bendros darbo vietos viešbutyje ir jos funkcijos

1- Generalinis direktorius / viešbučio vadovas 

Tai yra didžiausia atsakomybė:

• Jis yra atsakingas už viešbučio administravimą, kontrolę ir plėtrą, įsitikindamas, kad visos kitos departamento teritorijos veikia kuo geriau.
• Apibrėžia įmonės politiką ir tikslus, kurių reikia laikytis.
• Patikrinkite, ar kiekvienas skyrius atitinka nustatytus tikslus, užtikrindamas puikią paslaugų kokybę.
• Valdo žmogiškųjų išteklių valdymą, rinkodarą, saugumą, kokybę ir koordinavimą visais aspektais, būtinais tinkamam viešbučio veikimui.

2 - Pardavimų vadybininkas

Be kitų pagrindinių skyrių papildymo, jos pagrindinė funkcija yra užsiimti pardavimu ir reklama:

• Rasti klientus.
• Pateikiama įmonei.
• Siūlykite paslaugas.
• Uždaryti ryšius su klientais.
• Sukurti reklamos strategijas.
• Skatinti viešbučio paslaugas.
• Ieškokite potencialių klientų.
• Pranešti apie pardavimo rezultatus apskaitos ir finansų departamentui.

Pardavimų asistentas

Pagrindinis šios pozicijos tikslas - remti savo vadovo, vadovo ir (arba) pardavimų vadovo darbą, kontroliuoti, klasifikuoti ir užsakyti parduotus produktus, be to, renkamos sąskaitos faktūroms, kad būtų atliktas tinkamas procesas administracinėje tvarkoje..

Kambarių skyrius yra atsakingas už rezervavimo užklausų ir klientų aptarnavimo šiam tikslui užfiksavimą, taip pat už patikrinimų ir mokėjimų kontrolę..

Taip pat turėtumėte prižiūrėti, kad kambariai būtų švarūs, dirbdami glaudžiai bendradarbiaudami su registratoriais ir namų šeimininkais.

Jų užduotis - nustatyti kambarių prieinamumą ir užsakymų priėmimą bei patvirtinimą.

Rezervacijų vadovas arba vadovas atsako už gerą departamento darbą, o rezervavimo agentai atlieka rezervavimo funkcijas visomis skirtingomis priemonėmis (ryšių priemonėmis, grupinių rezervacijų, internetu, kelionėmis, operatoriais, ir tt), valdykite pinigus iš atitinkamų indėlių ir garantuokite padarytas išlygas.

Pardavimų vadybininkas

Tai vienas svarbiausių darbo vietų, nes jis yra atsakingas už pardavėjų portfelį, kuriam jie turi nurodyti, ką jie turėtų daryti.

Jis yra atsakingas už tai, ką daro kiekvienas jo darbuotojas, jis turi žinoti visų sąskaitų judėjimą ir, jei yra su juo susijusių problemų, jis privalo prisiimti atsakomybę už tai.

Turite pateikti išsamų sąskaitų ataskaitų indeksą, imtis iniciatyvos, kad jūsų įmonei būtų teikiamos svarbios sąskaitos.

Jų sėkmė ar nesėkmė priklauso nuo jų, tai labai sudėtinga pozicija, kuriai reikalingas ypatingas įsipareigojimas ir atsakomybė.

3 - Paslaugų vadybininkas

Ji yra atsakinga už paslaugų departamento priežiūrą:

• Kontrolės išlaidos.
• Gaukite lojalių klientų.
• Skatinti gerus darbuotojų santykius.
• Išspręskite visų klientų abejones ir rūpesčius.
• Atlikti pardavimo tikslus.
• Nustatykite pavyzdį įgyvendinant etikos standartus.
• Užtikrinti, kad būtų siūloma aukšta kokybė ir kad verslas būtų pelningas.

Administravimas ir finansai

Tai yra svarbi pozicija, nes jūs turite teisę kontroliuoti administracinius klausimus, turite susitarti su generaliniu direktoriumi, kaip bus platinami klausimai ir informuosime apie įvairius su jais susijusius etapus ir įvykius.

Jūs turite valdyti finansinius išteklius, biudžetus, išlaidas, išlaidas ir investicijas kartu su bendrovės direktoratais ir padaliniais.

Prižiūri finansinių išteklių valdymą, koordinuoja vyriausybės reglamentuojamus pasitikėjimus, prižiūri su personalo administravimu susijusius procesus.

Užregistruotas ir tvarkomas materialinių išteklių tiekimas ir įsigijimas, nuosavybės ir bendrosios įmonės paslaugos.

Verslo strategijos

Kaip sako jo pavadinimas, ji yra atsakinga už strategijų kūrimą ir planus prisijungti prie naujų rinkų ir stiprinti įmonės stipriąsias puses, taip pat pagerinti kiekvienos asociacijos ar organizacijos nario patirtį ir žinias..

Jos pagrindinė funkcija - tiesioginė atsakomybė už įmonės pardavimo veiklą, rinkodaros valdymą, reklamą ir platinimą, pardavimų planavimą, skirtingų paskirstymų organizavimą.

Priskirti tikslus, susijusius su pardavimais pagal produktus ir sritis, sukurti strateginius planus, kaip pagerinti įmonės sėkmę, mokytis klientų ir vietovių, kurios gali būti tinkamesnės skatinti.

Jis skatina komandinio darbo aplinką, skatindamas atsakingų darbuotojų pardavimo dvasią.

Analizuoti galimas klientų problemų ir skundų priežastis.

Sukurti politiką, kad būtų galima nustatyti kainas ir pardavimo sąlygas.

Sukurkite planus, kaip padidinti jūsų departamento žmonių mokymą.

Ji yra atsakinga už skirtingų procedūrų priėmimą, filtravimą ir platinimą, atsižvelgiant į paslaugų kokybę.

Kontrolierius ir apskaita

Už finansų ir apskaitos operacijų analizę ir kontrolę atsakingas departamentas.

Ji taip pat rengia metinius biudžetus, pajamų prognozes, finansines ataskaitas, finansinės padėties ataskaitų rengimą, kontrolieriaus biuro auditą ir kt..

Pirkiniai

Tai labai svarbi pozicija teisingam įmonės darbo vystymui, nes jie yra atsakingi už tiekimo grandinę ir perka visas reikalingas prekes, kad įmonė veiktų efektyviai.

Tai gali būti pirkimai bendrovės naudojimui kaip perpardavimas ir (arba) žaliava, skirta gaminti savo produktus.

Ši pozicija taip pat apima su transportavimu ar rinkodara susijusių paslaugų pirkimą.

Jie yra atsakingi už informacijos ir kompiuterinių sistemų naudojimą organizacijos valdymui.

Jie planuoja ir nukreipia visą su kompiuterių mokslu ir technologijomis susijusią veiklą įmonėje, kuriai jie dirba.

Nustatykite verslo tikslus planuojant planus, kad pasiektumėte anksčiau iškeltus tikslus.

4- Asistentas

Atsako už visų vadovo užduočių vykdymą, kai jis nėra.

Apskritai jis nepriima svarbių sprendimų, prieš tai nepasikonsultavęs su vadybininku, bet jei jis priima sprendimą dėl įprastų ir bendrų dalykų, kurie gali kilti dėl įprastos viešbučio plėtros.

Turi būti apmokytas visa informacija ir žinios, būtinos tokiai svarbiai pozicijai prisiimti, žinoti visas funkcijas, darbuotojus, jų užduotis, pakeitimus ir kt..

Be to, žinių apie teisės normas nepakanka, kad nebūtų išvengta problemų su įstatymais.

Jums reikia greitai išspręsti ir turėti planą B viskas, jei viskas neatitinka lūkesčių.

Ketvirčio padalinio vadovas

Jūsų darbas yra suplanuoti, prižiūrėti ir kontroliuoti, kad kiekviena su jūsų vietove susijusi veiklos politika būtų vykdoma:

• Suplanuokite ir prižiūrėkite grupių ir konvencijų veikimą.
• Analizuokite mėnesio statistiką.
• Nustatyti paslaugų teikimo jūsų teritorijoje standartus ir normas.
• Gauti skundus, susijusius su jūsų vietove.
• Koordinuoja su techninės priežiūros vadovu tinkamą darbą.

Priėmimo vadovas

Organizuoti ir kontroliuoti priėmimo skyriaus užduotis:

• Paruoškite darbuotojų, kuriems vadovaujate, tvarkaraštį.
• Tvarkykite skundus.
• Jei reikia, bendraukite su kitais departamentais.
• Jie rūpinasi klientų aptarnavimu ir sprendžia visus klausimus ar rūpesčius.
• Jis yra atsakingas už ryšius su klientu.

Namų tvarkytojas

Šis skyrius turi didžiausią darbuotojų skaičių, atsakingą už visą viešbutį ir daugiausia atsakingas už visos įmonės valymą: tiek bendrus viešbučio rajonus, tiek koridorius, biurus, kambarius ir kt..

Ši pozicija yra labai svarbi, nes švara yra įvadas į viešbutį, tai labai priklauso nuo sėkmės ar nesėkmės.

Turėtų būti mokomi, darbuotojai turėtų būti draugiški ir perteikti svečiams šilumą.

Maisto ir gėrimų vadybininkas

Jis yra atsakingas už kiekvieno viešbučio virtuvės erdvėje paruošto patiekalo ir gėrimų paruošimo ir dekoravimo priežiūrą, vadovaudamiesi viešbučio anksčiau nustatytais receptais ir standartais..

Užtikrinti teisingą kitų darbuotojų funkcijų plėtrą, gerą prekių tvarkymą, venkite medžiagų atliekų, paruošite meniu, stebėkite desertų, alkoholinių gėrimų, bendro inventoriaus plotas ir kt..

Turi atlikti būtinus įsigijimus ir valdyti vyndarius.

Valdykite visą atsakingą personalą.

Kapitonas dėmesio visuomenei

Atsakingas vadovui už tinkamą restorano ar kavinės teikiamų paslaugų veikimą.

• Gauti klientą.
• Susiekite jį prie stalo.
• Gaukite pasiūlymų.
• Ugnies valgį.
• Patikrinkite, ar visi dirba.
• Patikrinkite atsargas.
• Prireikus padėkite padavėjams.

Jis yra atsakingas už darbuotojų kontrolę, meniu kūrimą, stebi racionalų žaliavų ir kitų prekių naudojimą, kontroliuoja patiekalų produkciją ir kokybę, nustato kitų jų prižiūrimų darbuotojų darbo grafikus.

Bendrųjų paslaugų vadybininkas

Yra atsakingas už metinių mašinų ir įrangos priežiūros ir prevencijos programos parengimą.

Imtis visų būtinų priemonių, kad būtų išlaikytos ir pagerintos turto architektūros sąlygos.

Pagrindinių paslaugų administravimas, jų integravimo sričių palaikymas, turto ir keleivių saugumo užtikrinimas, saugos ir higienos komisija.

Priežiūros vadybininkas

• Ji turi išspręsti visas rekordinio laiko problemas, kad gamyba nebūtų nutraukta.
• Jūs turite organizuoti ir koordinuoti visų jūsų mokamų darbuotojų aptarnavimo darbų užsakymus.
• Koordinuoja reikalingų medžiagų priežiūrą ir priėmimą techninės priežiūros darbams atlikti.
• Patikrinkite atlikto darbo tvarką ir kokybę.
• Leisti pašalinti sandėlyje saugomas medžiagas.
• Prireikus organizuokite įrangą, medžiagas ir priemones, esančias įrenginiuose.

Saugumo vadovas

Ji yra atsakinga už profesinės rizikos prevenciją.

• Analizuoti galimas rizikos situacijas.
• Parengti saugumo planus.
• Patikrinkite komandą.
• Prižiūri sistemas.
• Užtikrina klientų ir darbuotojų saugumą.
• Parengti ataskaitas apie viską, kas buvo padaryta ir kas atsitiko.
• Parkavimo kontrolė.

Sodininkės vadovas

Už viską, kas susiję su sodu ir jo priežiūra.

Administracijos vadovas

Jos užduotis - planuoti ir vadovauti bendrovės administraciniam valdymui.

• Valdykite santykius su tiekėjais.
• Personalo drausmės kontrolė.
• Kurkite gamybos strategijas ir kt..

Žmogiškųjų išteklių vadovas

Jis yra atsakingas už viską, kas susiję su žmogiškųjų išteklių kontrole ir dirba tiesiogiai su Bendrąja vadyba ir kitais vadovais.

• Turi išlaikyti palankią darbo aplinką.
• Organizuokite HR posistemius.
• Tarpininkavimas tarp darbuotojų.
• Užtikrinti darbuotojų ir įmonių santykių gerovę.

Sandėlio vadovas

Valdo visų medžiagų, įrangos, produktų, įrankių ir apskritai visos įmonės nuosavybės sąnaudas ir išėjimus.

Ji taip pat atlieka teisingą ir veiksmingą kontrolę ir inventorių.

Apskaitos asistentas

Jų užduotys susijusios su apskaitos užduotimis, tarp kai kurių daugelio funkcijų galima rasti:

• Atsargų valdymas.
• Paslaugų mokėjimas.
• Mokesčių deklaracijos.

Administracinis asistentas

Jos pagrindinės funkcijos yra:

• Apdoroti korespondenciją, priimti dokumentus, atsakyti į skambučius, apsilankyti, archyvuoti dokumentus, tvarkyti failus, atnaujinti darbotvarkę ir tt.

Kita schema yra: