10 svarbiausių oficialių laiškų charakteristikos

Oficialus laiškas yra rašytinis bendravimas tarp dviejų žmonių, kurie gali pažinti vieni kitus arba ne, bet kurie bet kuriuo atveju turi nuotolinį ir pagarbų ryšį, kuris verčia juos išlaikyti oficialią kalbą.

Tas, kuris rašo laišką, vadinamas gavėju arba emitentu; gavėjas yra gavėjas arba gavėjas. Oficialus laiškas dažniausiai naudojamas bendravimui tarp įmonių, aukšto rango institucijų ir valdžios institucijų..

Ji taip pat naudojama dalyvaujant tarptautinių prizų, viešų paskyrimų ar atpažinimo apdovanojimuose.

Oficialiuose laiškuose kalbų kalba, pažinimas, idiomos ir tuteo turėtų būti palikti visiškai nepagrįsti. Visuotinai pripažintos mandagumo formulės turi būti ir turi atitikti iš anksto nustatytą struktūrą.

Savo oficialiu pobūdžiu šio tipo raštai turi būti ranka arba spausdinami ant popieriaus ir siunčiami užplombuotame voke gavėjui, nors tiesa, kad dabartiniame skaitmeniniame amžiuje oficialiojo laiško struktūra naudojama pranešimams, siunčiamiems el. paštu. Tačiau pastaroji nėra dažniausia ir patartina.

10 pagrindinių oficialių raidžių savybių

1- Oficiali kalba

Oficiali kalba reikalauja teisingo žodyno ir nepriekaištingos gramatikos ir rašybos. Gydymas turi būti tolimas ir pagarbus.

Siuntėjo elgesys su gavėju turi būti jūsų; niekada neturėtų būti mokoma, neatsižvelgiant į gavėjo amžių ar diapazoną, arba jei siuntėjas yra arba nežinojo.

Nors kalba turėtų būti pagarba, tai nereiškia, kad malonumas ir mandagumas turėtų būti panaikinti..

2 - konkretus ketinimas

Jokio oficialaus laiško rašoma be tikslaus ketinimo ir apibrėžto tikslo. Naudojant šį tipą, laiškas skirtas bendrauti su gavėju arba prašyti informacijos, kurią siuntėjas reikalauja.

Bet kokiu atveju, siekiama, kad gavėjas būtų teigiamai nustebintas ir palankesnis, kad komunikacijos srautas tęstųsi, kol bus pasiekti siuntėjo tikslai. Pateikta informacija turėtų būti kuo aiškesnė ir išsamesnė.

3 - Ilgis

Oficialus laiškas paprastai yra trumpas ir konkretus, tiesiogiai susijęs su tikslu, po atitinkamų sveikinimo ir mandagumo taisyklių.

Kaip paprastai būna institucinių, verslo, vyriausybinių ar dviejų žmonių, neturinčių glaudžių ryšių, atveju nėra prasmės vaikščioti aplink filialus, atsisakyti ar paaiškinti klausimus, kurie nėra svarbūs. Tokiu būdu paprastai formalūs laiškai neturi viršyti 2 puslapių.

4- Antraštė

Oficialus laiškas turi būti parašytas oficialioje jo arba rašytojo dokumentuose. Paprastai tai daroma blankuose, kuriuose gali būti rodomas tik institucijos ar siuntėjo pavadinimas, nors jis gali apimti ir tą patį adresą..

Po šios datos turėtų būti rodoma vieta (miestas), kurioje rašote.

Protingiau parašyti datą be santrumpų, ty mėnesio, parašyto raidėmis, ir metus su keturiais skaičiais. Turi būti suderintas su dešine lapo puse.

5- Gydymas ir sveikinimas

Gydymas turi būti formalus ir turi apimti gavėjo padėtį, profesiją ar asortimentą. Pavyzdžiui: Prezidentas, daktaras, profesorius, generolas ir pan. Venkite sveikinimų su pavarde, slapyvardžiais ar slapyvardžiais.

Kai gavėjas yra pora, turėtumėte save elgtis kaip Viešpats ir ponia. Kai kuriose šalyse deputatai ir senatoriai yra laikomi „garbingais“, kitose - „garsus Viešpats“..

Tas pats pasakytina ir apie kitas vyriausybės pozicijas ar bajorų pavadinimus, todėl svarbu žinoti kiekvienos šalies protokolą.

Jei jūs nežinote konkretaus gavėjo, galite naudoti asmeniškas formules, pvz., „Kam jis gali būti susijęs“ arba tiesiog „Gerbiamasis pone“ arba „Gerbiamasis ponia“..

Sveikinimui turėtumėte pridėti keletą mandagumo taisyklių, pvz., „Gerbiamas“, „Gerbiamas“ ir tt „Dear Sir“ forma taip pat naudojama kaip oficialus sveikinimas.

6- Kūnas

Laiško turinys taip pat turėtų būti pradėtas nuo kai kurių mandagumo taisyklių: „Per šį…“, „Aš rašau jums ...“, „aš labai pagarbiai kreipiuosi į jus ...“, „Tarnaukite tai „...“ arba keletas mažiau protokolų, pvz., „Visų pirma gaukite nuoširdų pasveikinimą ...“.

Laiške turėtų būti trumpos ir gerai struktūrizuotos pastraipos. Pranešimas turi būti tikslus, konkretus ir nedviprasmiškas.

Jei tai prašymas, jis turi būti atliekamas tiesiogiai; jei tai yra informacinis laiškas, turėtumėte eiti tiesiai prie taško. Visada turėkite omenyje, kad gavėjas yra užimtas asmuo, kuris nenori švaistyti laiko su nereikalingomis kalbomis ar sunku suprasti.

7- Atsisveikinimas

Atsisveikinimas turėtų užbaigti pagrindinę laiško idėją, sustiprinti tikslą ir skatinti veiksmus, kuriuos siuntėjas tikisi iš gavėjo („Aš laukiu jūsų atsakymo“, „Tikiuosi, kad informacija bus naudinga“ ir tt).

Dažniausias oficialių laiškų uždarymas yra „Nuoširdžiai“ arba „Labai kruopščiai“, pirmenybę teikiant šioms formoms daugiau kalbų, pvz., „Širdingas sveikinimas“, „Sveikinimai“, „Apkabinimas“ ir tt.

Po to turite atspausdintą parašą (pavardę ir pavardę įrašyti raidėmis) ir siuntėjo parašą. T

Į ją taip pat turi būti įtraukta siuntėjo pozicija arba rangas, ty „Dr.“, „Ing.“, „Prof.“, Po kurio eina vardas ir pavardė ir atskiroje eilutėje pozicija: „Vertinimo komiteto pirmininkas“, „Ambasadorius Argentinos Respublikos "," generalinis sekretorius "ir kt..

8- Kita informacija

Rašto pakopoje ir po parašo prireikus gali būti pridėtas priedų paaiškinimas arba asmenų, kurie gaus laiško kopiją, pavadinimai (pažymėti santrumpa „Cc“).

Galiausiai, galiausiai, gali būti įtraukti asmens, kuris diktuoja raidę, ty siuntėjo teisingą (didžiosiomis raidėmis) ir tos, kurios jį perrašė (mažosiomis raidėmis), inicialai, kaip parodyta: ABC / def.

Būdamas anksčiau minėtas laiškas, toje pačioje rekomendacijoje nėra rekomendacijų.

9 - Vokas

Kiekvienas oficialus laiškas turi būti išsiųstas voko viduje, net jei siuntėjas ir gavėjas yra to paties pastato viduje (pvz., Tos pačios institucijos tarnybų ryšiai).

Apvalkalas turi būti tokio dydžio, kokio jis bus, kad jis nebūtų per didelis. Laiškas turi būti kiek įmanoma mažiau sulankstomas (maksimaliai 2–4 kartus), nes beveik nepažeistas popierius su per daug raukšlių yra daug elegantiškesnis.

Gavėjo pavadinimas ir duomenys visada yra ant voko priekio ir jo centro. Siuntėjo vardas ir duomenys gali būti ant voko nugaros ir voko arba voko priekyje, viršuje ir kairėje.

Viršutiniame dešiniajame voko viršutiniame kvadrate visada laikomi antspaudai ar antspaudai.

Kad būtų užtikrintas turinio neliečiamumas, jis turi būti uždarytas atidžiai, bet tvirtai. Kai kuriais atvejais labai protokoliniai arba elegantiški, gali būti užsandarinti sandarinimo vašku.

10- Atsakymas

Kiekvienas oficialus laiškas turi turėti atsakymą. Tas pats turi būti greitas, glaustas ir išlaikyti tą patį oficialaus laiško santrauką.

Oficialus laiškas be atsakymo laikomas nepagarbiu ir nepagarbiu gavėjo veiksmu, galinčiu visiškai prieštarauti pradiniam tikslui..

Nuorodos

1. Oficialus laiškas Gauta iš es.wikipedia.org
2. 10 Oficialaus ir neformalaus laiško charakteristikos. Susigrąžinta iš características.co
3. Laiškas ir jo elementai. Atkurta iš portaleducativo.net
4. Oficialaus laiško ypatybės. Susigrąžinta iš clubensayos.com
5. Oficialių raidžių charakteristika ir funkcija. Gauta iš estudiaraprender.com