Tipo procesų, modelių, fazių ir pavyzdžių atnaujinimas

The proceso pertvarkymas yra verslo valdymo strategija, orientuota į organizacijos darbo eigos ir verslo procesų analizę, siekiant gerokai pagerinti našumą, našumą ir kokybę.

Tai yra praktika persvarstyti ir pertvarkyti būdo, kuriuo atliekamas darbas, siekiant geriau paremti organizacijos misiją ir sumažinti išlaidas. Verslo procesas yra susijęs su užduočių ar tarpusavyje susijusių veiklos rūšių, vykdomų siekiant konkretaus rezultato, rinkiniu.

Jis prasideda aukšto lygio organizacijos misijos, strateginių tikslų ir klientų poreikių įvertinimu. Klausiama pagrindinių klausimų, pvz., Ar reikia iš naujo apibrėžti misiją? Ar strateginiai tikslai yra suderinti su misija? Kas yra klientai?

Bendrovė gali pastebėti, kad ji veikia pagal abejotinas prielaidas, ypač atsižvelgiant į savo klientų poreikius ir norus. Tik po to, kai organizacija persvarstys, ką turėtų daryti, ji nusprendžia, kaip tai padaryti geriau.

Indeksas

• 1 Dėmesys procesams
• 2 tipai
  • 2.1 Atnaujinti sąnaudų pagerinimą
  • 2.2 Rekonstrukcija, kad būtų konkurencingesnė
  • 2.3 Radikalios inovacijų taško pertvarkymas
• 3 modeliai
  • 3.1 ADKAR modelis
  • 3.2 Tiltų perėjimo modelis
• 4 fazės
  • 4.1 Nustatyti ir pranešti apie pokyčių poreikį
  • 4.2 Surinkite ekspertų komandą
  • 4.3 Rasti neveiksmingus procesus ir apibrėžti pagrindinius veiklos rodiklius (KPI)
  • 4.4 Suprojektuokite procesus ir palyginkite KPI
• 5 Pavyzdžiai
  • 5.1 „Ford Motors“
  • 5.2 „Taco Bell“
• 6 Privalumai ir trūkumai
  • 6.1. Privalumai
  • 6.2. Trūkumai
• 7 Nuorodos

Dėmesys procesams

Atliekant pagrindinį misijos ir tikslų vertinimą, perorientavimas sutelkiamas į organizacijos procesus, veiksmus ir procedūras, kurios reguliuoja, kaip ištekliai naudojami klientų poreikiams tenkinti. rinkose.

„Reengineering“ identifikuoja, analizuoja ir pertvarko pagrindinius organizacijos verslo procesus, kad būtų pasiekta didelių kritinių našumo priemonių, tokių kaip kaina, kokybė, aptarnavimas ir greitis, patobulinimai.

Laikoma, kad informacinės technologijos veikia kaip priemonė kuriant naujas organizavimo ir bendradarbiavimo formas, o ne remti esamas verslo funkcijas.

Proceso pertvarkymas egzistuoja iš skirtingų disciplinų, ir galima nustatyti keturias pagrindines sritis, kurios gali keistis: organizacija, technologija, strategija ir žmonės. Proceso vizija yra naudojama kaip bendra šių sričių svarstymo sistema.

Tipai

Yra trys skirtingi proceso pertvarkymo tipai, kuriuos gali pradėti bet kuri įmonė:

Atnaujinti sąnaudų pagerinimą

Tokio tipo pertvarkymas gali paskatinti įmonę nepaprastai sumažinti procesų, kurie nėra esminiai, sąnaudas, radikaliai keičiant šiuos procesus, arba net visiškai juos pašalinti..

Tai gerokai viršija tai, ką galima pasiekti įprastomis pastangomis sumažinti išlaidas.

Atnaujinimas, kad taptų konkurencingesnis

Šios rūšies rekonstrukcijos pastangomis siekiama gilinti pagrindinius verslo procesus.

Tai siekiama tapti geriausiu tokio pobūdžio pasaulinio lygio lygmeniu, tuo pačiu pasiekiant konkurencinį lygiavertiškumą su bendrovėmis, kurios anksčiau nustatė taisykles ir nustatytus pramonės standartus..

Atnaujinti radikalius naujovių taškus

Tokio tipo rekonstrukcija siekia surasti ir radikalius naujovių taškus, keisti esamas taisykles ir sukurti naują geriausios klasės apibrėžtį visoms įmonėms, kurios bando tapti viena..

Modeliai

ADKAR modelis

Modelis orientuotas į žmonių kaitos elementą, būtent į tai, kaip užtikrinti, kad dalyvaujantys darbuotojai remtų ir tikėtų pokyčiais.

Atlikę šį veiksmą, modelis skatina pažvelgti į verslo aspektą, daugiausia dėmesio skiriant pokyčių poreikio nustatymui, tikslams, kurių turi būti laikomasi, būdais, kaip jie pasieks šiuos tikslus, ir laiko skalę, kuria jie bus užbaigti..

Tiek verslo, tiek asmeniniai aspektai turi būti kruopščiai prižiūrimi, kad būtų įgyvendinta sėkminga pokyčių strategija. Darbuotojų palaikymui užtikrinti yra penki pagrindiniai žingsniai.

Sąmonė

Darbuotojai turėtų žinoti, kokie pokyčiai vyksta ir kodėl tai būtina. Jei darbuotojai nežino šių dalykų, jie gali prarasti motyvaciją ir strategiją.

Vadovybė turi lemiamą vaidmenį užtikrindama, kad darbuotojai būtų visiškai susipažinę su kiekvienu pokyčių proceso elementu.

Noras

Pakeitimų strategijos rėmimas turi būti natūraliai iš darbuotojų. Užuot verčiantis darbuotojus pakeisti, įtraukiant juos į projekto viziją ir plėtojimą, bus užtikrintas jų palaikymas galutiniam rezultatui.

Žinios

Pertvarkymas greičiausiai sukels darbuotojų kasdienybės ir įgūdžių pokyčius, taip pat bendruosius pokyčius organizacijoje.

Dėl šios priežasties darbuotojai turi gauti visapusišką paramą šiems įgūdžiams įgyti ir tobulinti.

Įgūdžiai

Šios žinios turi būti plėtojamos, tačiau gali atsitikti tik tuo atveju, jei asmenys turi reikiamą gebėjimą.

Sustiprinimas

Pasikeitus pokyčiams, turėtų būti sustiprintas pokyčių procesas ir atlygis asmenims, kurie keičia savo metodus. Tai užtikrina, kad darbuotojai priešinasi pagundai grįžti į senus įpročius.

Tiltų perėjimo modelis

Pagrindinis šio modelio stiprumas yra tas, kad jis sutelktas į perėjimą, o ne į pokyčius. Skirtumas tarp jų yra subtilus, bet svarbus.

Pokyčiai vyksta žmonėms, net jei jie su tuo nesutinka. Kita vertus, perėjimas yra tai, kas vyksta žmonių protuose, kai jie vyksta per pokyčius.

Pokyčiai gali įvykti labai greitai, o perėjimas paprastai vyksta lėčiau.

Modelyje pabrėžiami trys pereinamojo laikotarpio etapai, kuriais žmonės pereina, kai jie keičiasi. Tai yra:

- Nutraukimas, praradimas ir išleidimas.

- Neutralus zona.

- Naujas pradžia.

Tiltai sako, kad žmonės eina per kiekvieną etapą savo tempu. Pavyzdžiui, tie, kurie yra patenkinti pakeitimu, greičiausiai greitai pereis į trečiąjį etapą, o kiti liks pirmame ar antrajame etape.

Fazės

Verslo procesų atnaujinimas nėra lengva užduotis. Jei kiekvienas etapas nebus sėkmingai užbaigtas, bandymai keistis gali nepavykti.

Nustatyti ir pranešti apie pokyčių poreikį

Turi būti atliktas tyrimas. Kokie procesai gali neveikti? Ar tam tikrais aspektais konkurencija yra geresnė ar blogesnė už bendrovę?

Turėdamas visą informaciją, turėtų būti parengtas labai išsamus planas, kuriame dalyvautų įvairių departamentų vadovai.

Vadovybė turės atlikti pardavėjo vaidmenį. Ji turėtų perteikti didelę pokyčių viziją ir parodyti, kaip ji teigiamai paveiks net mažiausius darbuotojus.

Surinkite ekspertų grupę

Kaip ir bet kuriam kitam projektui, procesų pertvarkymas reikalauja aukštos kvalifikacijos ir motyvuotų žmonių, kurie atliks reikiamus veiksmus, komanda. Daugeliu atvejų komandą sudaro:

Vyresnysis vadybininkas

Kai kalbama apie svarbius pokyčius, reikia prižiūrėti ką nors, kas gali priimti sprendimus, ir kam reikia tiesiogiai susisiekti.

Operacijų vadovas

Jums reikės kažko, kuris žino proceso komplikacijas. Čia veikia operacijų vadybininkas, dirbęs su procesais ir sugebėjęs prisidėti prie savo didžiųjų žinių.

Atnaujinti ekspertus

Reikės teisingų inžinierių. Perdirbimo procesams gali prireikti patirties įvairiose srityse - nuo IT iki gamybos.

Rasti neveiksmingus procesus ir apibrėžti pagrindinius veiklos rodiklius (KPI)

Turi būti apibrėžti teisingi KPI. KPI paprastai skiriasi priklausomai nuo optimizuoto proceso.

Tada procesai turi būti vykdomi atskirai. Paprasčiausias būdas tai padaryti yra žemėlapių verslo procesai.

Tai yra daug lengviau, jei turite viską raštu. Būtent čia yra naudingas operacijos vadovas, nes tai leidžia lengviau apibrėžti ir analizuoti procesus.

Svarbiausias būdas dirbti su procesais yra srauto diagramos. Paimkite pieštuką ir popierių ir užfiksuokite procesus po žingsnio.

Jei turite daugiau žinių apie technologijas, procesų analizės programinės įrangos naudojimas gali padaryti viską daug lengviau.

Perskaičiuokite procesus ir palyginkite KPI

Kai pateksite į šį tašką, nėra daug pridėti. Dabar turime tęsti teorijų praktiką ir stebėti, kaip laikomasi KPI.

Jei KPI rodo, kad naujasis sprendimas veikia geriau, galite palaipsniui išskaidyti sprendimą ir pradėti jį veikti vis daugiau ir daugiau įmonių procesų.

Pavyzdžiai

„Ford Motors“

Devintajame dešimtmetyje Amerikos automobilių pramonė patyrė nuosmukį. Siekdama sumažinti išlaidas, „Ford“ nusprendė nuodugniai išanalizuoti kai kurių savo padalinių verslo procesus, bandydamas rasti neveiksmingus procesus.

Jie pastebėjo, kad apskaitos skyriuje dirbo daugiau nei 500 žmonių. Palyginimui, apie 100 žmonių dirbo tame pačiame skyriuje savo konkurento „Mazda“.

Nors „Ford“ buvo didesnė įmonė, buvo nustatytas kiekybinis tikslas, kuriuo siekiama sumažinti to skyriaus darbuotojų skaičių iki 200 žmonių.

Jie pradėjo procesų pertvarkymo iniciatyvą, kad sužinotų, kodėl departamentas turi tiek daug darbuotojų. Jie išanalizavo dabartinę sistemą ir nustatė, kad jis dirbo taip:

- Kai pirkimo skyrius parašė pirkimo užsakymą, jis išsiuntė kopiją mokėtinoms tarnyboms.

- Tada medžiagos kontrolės skyrius gavo prekes ir nusiuntė dokumentų, susijusių su mokėtinomis sumomis, kopiją.

- Tuo pačiu metu tiekėjas išsiuntė kvitą už pristatytas prekes į mokėtinas sąskaitas.

Visiškai naujas procesas

Skolos mokėtojas turėjo susieti tris užsakymus ir, suporuodamas juos, jis išdavė mokėjimą rankiniu būdu. Šis procesas departamentui reikalavo daug darbo.

Vietoj nedidelių pakeitimų „Ford“ sukūrė visiškai naują procesą. Informacinės technologijos vaidino svarbų vaidmenį šiame naujame procese.

Jie sukūrė duomenų bazę, į kurią buvo išsiųstas pranešimas, kai pirkimų skyrius pateikė užsakymą.

Kai medžiagos buvo pristatytos, parduotuvės sekretorius juos įvedė į kompiuterį. Tokiu būdu jis galėjo nedelsdamas patikrinti, ar pristatytos medžiagos buvo tvarkingos, kad vėliau jos būtų mokamos automatiškai.

Tokiu būdu buvo visiškai pašalinta, kad mokėtini darbuotojai siekia suderinti užsakymus, sumažindami administracinių darbuotojų skaičių 75 proc..

Taco Bell

„Taco Bell“ atkurė savo verslą, daugiau dėmesio skyrė paslaugų aspektui ir centralizuodama gamybos zoną.

Sukūrus K-Minus programą, restorane buvo paruošti mėsos, kukurūzų, pupelių, salotų, sūrio ir pomidorų patiekalai. Restoranuose tik tie paruošti ingredientai buvo surinkti, kai klientas paprašė jų.

Kai kurie šios naujos veiklos sėkmės veiksniai buvo didesnė darbuotojų motyvacija, geresnė kokybės kontrolė, mažiau nelaimingų atsitikimų, didesnis santaupas ir daugiau laiko sutelkti dėmesį į klientų aptarnavimą..

Privalumai ir trūkumai

-Privalumai

Sumažinkite išlaidas ir ciklo laiką

Proceso pertvarkymas sumažina sąnaudas ir ciklo laiką, pašalindamas neproduktyvią veiklą ir juos atliekančius darbuotojus.

Komandos reorganizavimas sumažina skirtingų administravimo lygių poreikį, pagreitina informacijos srautus, pašalina klaidas ir pakartoja darbą, kurį sukelia kelis perkėlimus.

Pagerinkite kokybę

Procesų pertvarkymas gerina kokybę, sumažindamas darbo fragmentiškumą ir užtikrindamas aiškų procesų nuosavybę.

Darbuotojai prisiima atsakomybę už savo gamybą ir gali greitai įvertinti savo rezultatus.

Padidinkite našumą

Proceso pertvarkymo tikslas - modernizuoti pasenusius procesus ir dažnai gauti laiko taupymo rezultatus. Pavyzdžiui, organizacija gali atrasti, kad tam tikrą procesą gali atlikti du darbuotojai, o ne keturi.

Klientų orientacija

Pakeitus užduoties orientaciją į proceso orientaciją, dėmesys skiriamas klientui. Tai turi pranašumą, kad visi nesusiję procesai greitai pereina į įgytas žinias, po kurių juos galima lengvai ištrinti arba modifikuoti.

Gerinti konkurencinę padėtį

Paprastai organizacijos pokyčiai pastebimi tik palaipsniui. Tačiau, siekiant išlaikyti konkurencingumą ir patenkinti kliento poreikius, reikia imtis atitinkamų veiksmų.

Proceso pertvarkymo metu radikalūs pokyčiai įgyvendinami per gana trumpą laikotarpį.

-Trūkumai

Personalo pritaikymas

Kai kurie darbuotojai negali prisitaikyti prie pakeitimų ir nauji paskirti vadybininkai gali jaustis perpildyti. Kiti darbuotojai bus pasenę, jei jų pagrindinė funkcija bus pašalinta proceso peržiūros metu.

Jei darbuotojas pirmadienio rytą girdi, kad pilnas jo darbo aprašymas buvo pakeistas, tai gali atrodyti varginantis.

Štai kodėl labai svarbu, kad įgyvendinami pokyčiai būtų gerai informuoti darbuotoją.

Reikalingos investicijos

Proceso pertvarkymas paprastai reikalauja investicijų, ypač technologijų srityje. Pasenę metodai, pvz., Užduoties atlikimas rankiniu būdu, veido keitimas kompiuterių programomis.

Programos pagerina efektyvumą ir sumažina klaidas, tačiau bendrovė turi investuoti į programinę įrangą ir mokymą, o tai yra brangus pasirinkimas įmonėms, siekiančioms nedelsiant sumažinti išlaidas.

Nuorodos

1. Vikipedija, laisva enciklopedija (2019). Verslo procesų pertvarkymas. Paimta iš: en.wikipedia.org.
2. Sonia Pearson (2019). Verslo procesų atnaujinimas (BPR): apibrėžimas, žingsniai, pavyzdžiai. Tallyfy Paimta iš: tallyfy.com.
3. Janse (2018). Verslo procesų atnaujinimas (BPR). ĮrankiaiHero: Takeed from: toolshero.com.
4. Katayoun Atefi (1997). Formalūs verslo procesų modeliavimo modeliai, skirti projektavimui ir projektavimui. Paimta iš: eil.utoronto.ca.
5. Protingas ISM (2019). Padarykite savo verslą konkurencingiau su verslo procesų atnaujinimu (BPR). Paimta iš: cleverism.com.
6. Verslo organizavimas (2017). Re-inžinerijos rūšys Paimta iš: organizacionempresa.xyz.
7. Verslo žargonai (2019 m.). Verslo procesų atnaujinimas. Paimta iš: businessjargons.com.
8. Anna Assad (2017). BPR trūkumai ir privalumai. Bizfluent Paimta iš: bizfluent.com.