7 išskirtinio sekretoriaus funkcijos

Tarp pagrindinių sekretoriaus funkcijas Jie apima darbotvarkės valdymą, viešumą ir konfidencialios informacijos tvarkymą. Ar asmuo, atsakingas už administracinės pagalbos užduočių vykdymą biure.

Šią poziciją gali vykdyti vyras ar moteris, nors dažniausiai tai yra moteris, kuri ją naudoja.

Paprastai jie yra atsakingi už konfidencialius klausimus, susijusius su žmonių, turinčių tam tikrą hierarchiją įmonėje, pavyzdžiui, direktoriais, vadovais, prezidentais, klausimais. Tai paverčia juos į dešinę vykdomosios valdybos, kuriai jie dirba, ranka.

Jei įmonė yra maža, didžiausias sekretoriaus darbo krūvis yra susijęs su pagrindinėmis biuro užduotimis.

Kai kurios pasaulio šalys skiria ypatingą metų dieną padėkoti ir švęsti savo darbą. Pavyzdžiui, Kolumbijoje, Peru ir Meksikoje sekretoriaus diena yra balandžio 26 d., O Venesueloje - rugsėjo 30 d..

7 pagrindinės sekretoriaus funkcijos

Sekretoriaus užduotis - suteikti paramą ir bendradarbiavimą su savo viršininku, kad ji galėtų visiškai laikytis savo vaidmens organizacijoje, neatidėliojant ar nesijaudinant.

Nors įmonės pobūdis daro poveikį sekretoriui reikalingo darbo pobūdžiui, galima teigti, kad jos pagrindinės funkcijos yra šios:

1 - Darbotvarkės valdymas

Sekretoriaus pareiga yra nuolat atnaujinti asmens, kuriam ji dirba, darbotvarkę. Čia turėtumėte atspindėti visus savo darbus ir kartais asmeninius įsipareigojimus.

Jūs taip pat turite saugoti visų žmonių ir įstaigų, su kuriomis turi susieti jūsų darbdavys, duomenis.

Sekretoriaus darbotvarkė paprastai yra veiklos vykdymo žurnalas, kuriam ji dirba.

2- Dėmesio visuomenei

Dėmesys visuomenei yra viena iš svarbiausių užduočių, kurias turi atlikti sekretorius. Turite atsakyti į skambučius ir užregistruoti jų priežastis, taip pat visus duomenis, kurie leis jūsų darbdaviui sekti šį klausimą.

Jis taip pat yra asmuo, kuris priima lankytojus biure. Štai kodėl svarbu, kad sekretorius išlaikytų vaizdą, atitinkantį įmonės įvaizdį.

Jūsų vaidmuo yra ne tik pasveikinti ir palaukti malonumą lankytojams, bet ir pateikti pirmas instrukcijas ir gaires dėl organizacijos organizacinės kultūros ir vidaus procesų..

3 Dokumentų valdymas

Be to, kad sekretorius rašo, skaito, atsako ir pateikia daugumą jūsų darbdavio laiškų, pranešimų, atmintinių ir el. Laiškų, ne tik asmuo, kuris gauna ir valdo jūsų viršininko atitikimą..

Šiuo tikslu jums patogu valdyti tam tikras programinė įranga tai leidžia jums greičiau ir greičiau parengti tokius dokumentus.

Šių kompetencijų specifiškumas priklausys nuo to, kokio tipo darbą reikia atlikti toje srityje, kurioje jie dirba..

Sekretorius tvarko savo vadovo kontaktinę duomenų bazę ir pateikia rašytinę korespondenciją, taip pat susirinkimo protokolą ir kitus biurui svarbius dokumentus..

Sekretorius paprastai atkreipia dėmesį į svarbius susitikimus.

4) slaptos informacijos (vidaus ir išorės) tvarkymas

Tarp funkcijų, kurios išskiria gerą sekretorių, tinkamai ir efektyviai tvarko visą informaciją, ypač svarbią įmonės ar institucijos, kurioje dirbate, veiklai.

Pvz., Turėtumėte turėti teisinių dokumentų, kuriuos bet kuriuo metu gali reikalauti valdžios institucijos, kontrolę.

Taip pat galite susipažinti su informacija apie aplinką ar bet kokį su įmone susijusį veikėją. Ši informacija turi būti tvarkoma diskretiškai, veiksmingai ir laiku.

5. Biuro organizavimas

Sekretorius privalo valdyti ir tvarkyti biuro įrangą ir baldus: telefonus, kopijavimo aparatus, spausdintuvus, projektorius, baldus, dokumentų spintas..

Jis yra tas, kuris kontroliuoja prekių ir biuro įrangos inventorių. Ji taip pat tvarko fizines ir elektronines rinkmenų sistemas, kad informacija būtų lengvai prieinama, kai to reikia..

Sekretorius turi turėti švarią ir organizuotą darbo erdvę, nes tai paprastai yra vienas iš pirmųjų dalykų, kuriuos žmonės, atvykę į įmonę, mato atvykdami į savo patalpas..

6. Pranešimų rengimas

Paprastai vykdomoji valdžia savo ataskaitas turi pateikti pristatymų forma, apibendrinančiomis ir hierarchizuojančiomis informaciją. Už šią užduotį jis paprastai prašo savo sekretoriaus pagalbos.

Asmuo, kuris yra sekretoriate, turėtų užtikrinti, kad ten pateikta informacija teisingai atspindėtų duomenis, kuriuos jo vadovas nori pasidalinti.

Taip pat turėtumėte žinoti, kad tai pristatymas be rašybos klaidų ir atitinka grafinę įmonės tapatybę.

7 - Administracinė priežiūra

Sekretorius taip pat yra atsakingas už tai, kad būtų laikomasi politikos ir procedūrų, būtinų rūpintis įmonės ar įstaigos, kurioje ji dirba, turtu..

Remdamasis jūsų vadovo hierarchiniu lygiu, sekretorius gali patvirtinti duomenų, atspindinčių biudžeto operacijų detales, tikslumą..

Sekretorius turi dirbti su valdymo kontrole ir tinkamu išteklių valdymu biure.

Virtualus sekretorius

Didėjant darbo vietų internete skaičiui, atsiranda sekretorių skaičius internete arba virtualūs padėjėjai.

Šie sekretoriai atlieka daugumą pirmiau aprašytų užduočių, bet nuotoliniu būdu. Tokiais atvejais sekretoriai savo paslaugas teikia valandai ar projektui.

Nuorodos

1. Kultūros pinigai (2015). 4 pagrindinės sekretoriaus funkcijos. Gauta iš: comofuncionaque.com
2. Kokemuller, Neil (s / f). Sekretoriaus pareigų sąrašas. Gauta iš: work.chron.com
3. Pymex (2016). Administracinio sekretoriaus funkcijos ir pareigos. Gauta iš: pymex.pe
4. Savanorių dabar (s / f). Kas yra sekretoriaus vaidmuo? Gauta iš: diycomitteeguide.org
5. Windermere, Anna (s / f). Kokios yra vadovo padėjėjo sekretoriaus funkcijos? Gauta iš: pyme.lavoztx.com