Kas yra esminis dokumentų ciklas?

The dokumentų gyvavimo ciklą susideda iš etapų, per kuriuos byla perkeliama per visą jo naudingo tarnavimo laiką. Šie etapai - nuo dokumento sukūrimo iki visų jo naudojimo būdų ir pakeitimų iki sunaikinimo ar visam laikui pateikimo..

Dokumentų gyvavimo ciklo koncepcija buvo sukurta Jungtinėse Valstijose po Antrojo pasaulinio karo. Taip buvo dėl to, kad reikia rasti tinkamą būdą valdyti didelį kiekį sukauptų failų.

Kiekviena disciplina nukreipia dokumentų gyvavimo ciklą kitaip, atsižvelgdama į jų požiūrį ir bylos pobūdį.

Pavyzdžiui, teisinio dokumento gyvavimo ciklas gali būti skirtingas nei akademinio dokumento etapas.

Kiekvienu atveju reikėtų atsižvelgti į tai, kiek laiko dokumentas turėtų būti saugomas, kaip jis turėtų būti saugomas ar kokie jo teisingi naudojimo būdai. Panašiai yra ir skirtingi požiūriai į jūsų gyvenimo ciklą.

Pavyzdžiui, dėl savo amžiaus gali būti dokumentai, neturintys jokios vertės įmonei ar vyriausybės subjektui. Tačiau tie patys archyvai gali turėti didelę istorinę vertę muziejui.

Kitas esminis skirtumas yra analoginių ir skaitmeninių dokumentų skirtumas. Nors svarba yra dokumentų turinyje, skaitmeninių failų buvimas reiškia jų tvarkymo ypatumus ir jų gyvavimo ciklo etapus..

Trys amžių dokumentai

1972 m. Istorikas Carlos Wyffels pasiūlė trijų amžių teoriją. Pagal tai dokumentai yra objektai, turintys gyvybiškai svarbų procesą, per kurį transformuojami jų naudojimo būdai.

Apskritai dokumentai intensyviai naudojami iškart po jų sukūrimo ir tam tikrą laiką.

Tačiau laikui bėgant šis naudojimas sumažinamas iki to momento, kai jis visiškai sustoja, nes jie yra archyvuojami ar sunaikinami.

Pasak „Wyffels“, šis ciklas, per kurį visi dokumentai perduodami, yra suskirstytas į tris amžius: administracinis arba aktyvus amžius, tarpinis ar pusiau aktyvus amžius, neaktyvus ar istorinis amžius..

Administracinis arba aktyvus amžius

Jis nurodo aktyvų dokumento laikotarpį. Jis prasideda nuo jo sukūrimo momento ir eina per įvairius etapus, kuriais konsultuojamasi, perduodama ir dažnai dalijamasi.

Pavyzdžiui, viešojo paslaugų bilieto administravimo amžius prasideda tada, kai jis sukuriamas. Tada jis ir toliau judės ribotą laiką: kai pašto siuntėjas jį pateikia arba išsiunčia elektroniniu paštu, kai jis yra konsultuojamasi ir kada jis mokamas.

Tarpinis arba pusiau aktyvus amžius

Būtent šiuo laikotarpiu dokumentas prarado naudingumą, kuriam jis buvo sukurtas. Todėl jis neturi tokio aktyvaus naudojimo kaip ir administraciniame amžiuje. Tačiau jis yra išsaugotas ir gali būti retai pasikonsultuotas.

Pvz., Tarpinis paslaugų bilieto amžius prasideda tada, kai po apmokėjimo jis yra įrašytas į aplanką. Labai tikėtina, kad su juo niekada nebebus konsultuojamasi, tačiau bet kokiu susirūpinimu ji bus archyvuojama.

Pusiau aktyvus dokumentų galiojimo laikas gali būti įvairus atsižvelgiant į dokumento tipą ir kontekstą. Pavyzdžiui, teisinis dokumentas gali būti aktyvesnis nei viešųjų paslaugų bilietas.

Neaktyvus amžius arba istorinis amžius

Tai reiškia galutinį failų laikotarpį. Tačiau ne visi failai turi tą pačią paskirties vietą. Priklausomai nuo jų pobūdžio, jie gali būti paversti istoriniais arba sunaikinti.

Istoriniai archyvai yra tie, kurie turi kultūrinę ar mokslinių tyrimų vertę. Todėl šiame etape siekiama išsaugoti išsaugojimo metodus, kad jie būtų kuo geriau išsaugoti..

Dokumentų gyvavimo ciklo etapai

Trijų amžių teorija apskritai nustato pagrindinius etapus, per kuriuos visi dokumentai praeina.

Tačiau yra ir kitų specifinių etapų, kurie apibrėžia dokumentų naudingumą ir manipuliavimą.

Dokumentų eigos etapai priklauso nuo jo vertės, naudojimo ir konteksto. Remiantis šiomis savybėmis, nustatoma, kokie etapai turi kirsti ir kokie yra techniniai ir administraciniai reikalavimai kiekvienam iš jų.

Tai yra keletas pagrindinių etapų, per kuriuos dokumentas eina per naudingo tarnavimo laiką:

1 kūrimas: susideda iš dokumento sukūrimo spausdintu arba skaitmeniniu formatu.

2-saugojimas: Pagal formatą, kuriuo dokumentas buvo sukurtas, jis saugomas fiziškai arba skaitmeniniu būdu. Kai kuriais atvejais taip pat atsižvelgiama į skaitmeninimo etapą, kai tai yra proceso dalis.

3 kategorizavimas: nurodo dokumentų organizavimą, klasifikavimą ar indeksavimą pagal kiekvieno konteksto nustatytus parametrus.

4 perkėlimai: jis susijęs su dokumento siuntimu ir (arba) pristatymu pagal jo charakteristikas. Akivaizdu, kad tai gali būti susijusi su pristatymu fiziniu paštu arba elektroniniu paštu..

5-paskirstymas: šiame etape kalbama apie dokumentus, kurie yra viešai naudojami arba kurių reikia, todėl juos sukūrus jie turi būti atskleisti tam tikrai žmonių grupei.

6-Bendradarbiavimas: Šiuo metu failus galima suskirstyti naudoti ir bendrai redaguoti. Šis etapas neseniai pasirodė ir yra laikomas tik skaitmeniniams dokumentams.

7-Konsultacijos: nurodo tą etapą, kuriame dokumentai surengiami siekiant, kad su jais būtų galima susipažinti. Šio proceso metu saugumo ir (arba) prieinamumo nuostatos yra labai svarbios, atsižvelgiant į visuomenę, kuri turėtų gauti informaciją.

8-pateikimas arba sunaikinimas: Tai yra galutinis visų dokumentų gyvavimo ciklo etapas. Tai atitinka momentą, kai nuspręsta, ar ji turi pakankamai istorinės vertės, kad ji būtų išsaugota, arba, priešingai, ji sunaikinama.

Ištekliai

1. Darmuto kolegija. (S.F.). Dokumento gyvavimo ciklas: apibrėžtys, pagalbinės technologijos ir taikomosios programos. Gauta iš: dartmouth.edu
2. González, L. (2015). Dokumentų gyvavimo ciklas: 3 metų amžiaus teorija. Gauta iš: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Kas yra elektroninio dokumentų valdymo ciklas? Gauta iš: documentmedia.com
4. Rouse, M. (S.F.). Dokumento gyvavimo ciklas. Gauta iš: whatis.techtarget.com
5. Yebra, M. (2016). Dokumentų gyvavimo ciklas - Ispanijos archyvų sistema. Susigrąžinta iš: normadat.es.