Vykdomojo sekretoriaus profilis, reikalingi įgūdžiai ir funkcijos

The vykdomasis sekretorius yra darbas ar profesija, kuri padeda maksimaliai remti aukšto rango darbuotojus įmonėje ar organizacijoje. Tai bus kas organizuos ir priims vadovų tvarkaraštį ir padės jiems atlikti įvairias administracines užduotis.

Tikslas - prisidėti prie bendro verslo efektyvumo užtikrinant, kad visos jai pavestos administracinės užduotys būtų atliekamos laiku ir veiksmingai. Sekretorius yra asmuo, teikiantis administracinę paramą. Jie gali atlikti tokias užduotis kaip rašymas ir padavimas, atsakymas į telefoną ir pranešimų siuntimas.

Kita vertus, vykdomasis sekretorius arba administracijos padėjėjas taip pat atlieka kai kurias iš šių veiksmų, kartu su biuro koordinavimu, produktų tyrimais, sąveika su tiekėjais, produktų užsakymu ir duomenų bazės kūrimu..

Paprastai vykdomieji sekretoriai gauna didesnius atlyginimus nei sekretoriai, nes jie atlieka aukšto lygio funkcijas ir paspartina biuro našumą.

Indeksas

• 1 Būtinas profilis
• 2 Būtini įgūdžiai
• 3 Funkcijos
  • 3.1
• 4 Nuorodos

Būtinas profilis

- Bakalauro laipsnis verslo administravimo ar susijusiose srityse.

- Įrodyta patirtis vykdantysis sekretorius arba panašus administracinis vaidmuo.

- Turi būti kompetentingas valdyti „Microsoft Office“ integruotu būdu ir programinėje įrangoje „back-office“, pvz., ERP sistemose.

- Gilios žinios apie pagrindinių apskaitos biurų ir procedūrų administravimą, taip pat atitinkamą techninį žodyną, kuris tvarkomas šiame sektoriuje.

- Pagrindinių tyrimų metodų ir ataskaitų teikimo metodų pažinimas.

- Puikus organizavimo ir laiko valdymo įgūdžiai.

- Puikūs bendravimo ir derybų įgūdžiai.

- Sąžiningumas ir konfidencialumas.

Vykdomieji sekretoriai turi būti greitai veikiantys specialistai, turintys didelį laiko valdymo ir daugiafunkcinio gebėjimo darbą. Vykdydami savo darbus, vadovai gali sutelkti dėmesį į savo vadovavimo pareigas, nesirūpindami dėl kitų užduočių.

Daugelis vadovų labai priklauso nuo savo vykdomojo sekretoriaus, kad galėtų koordinuoti kasdienes užduotis ir laikyti jas darbotvarkėje. Jiems reikia daug taktikos ir pasitikėjimo kaip vadovo laiko globėjai.

Būtini įgūdžiai

Vykdomieji sekretoriai turi būti veiksmingi pagrindiniai įgūdžiai, tokie kaip rašymas, gramatika, rašyba ir skyryba, ir turėti patirties naudojant biuro įrangą ir įprastas programinės įrangos programas, pvz., Tekstų apdorojimą, skaičiuokles ir grafiką..

Taip pat jie turi turėti puikių įgūdžių, kad galėtų valdyti laiką ir gebėjimus veiksmingai spręsti įvairias pareigas.

Kita vertus, vykdomasis sekretorius taip pat turi ir kitų savybių, pavyzdžiui, gerą sprendimą, diplomatiją, diskreciją ir galimybę savarankiškai spręsti problemas.

Jie turi stiprių bendravimo įgūdžių, kad galėtų bendrauti su visuomene, rašyti ataskaitas ir peržiūrėti leidinius.

Klausykitės aktyviai

Turi žinoti, kad visapusiškai atkreipkite dėmesį į tai, ką sako kiti žmonės, ir laiko, kad suprastumėte padarytus dalykus, pateikdami reikiamus klausimus ir nepertraukdami netinkamu laiku.

Skaitymo supratimas

Visiškai suprasti su darbu susijusius dokumentus ir rašytines dalis.

Laiko valdymas

Žinokite, kaip efektyviai valdyti tiek savo laiką, tiek ir kitų laiką.

Žinant, kaip kalbėti

Aiškiai kalbėkite su kitais žmonėmis, kad galėtumėte veiksmingai perduoti informaciją.

Rašymas

Turėkite efektyvų bendravimą raštu, atsižvelgiant į tai, kas labiausiai tinka auditorijos poreikiams.

Kritinis mąstymas

Logika ir motyvavimas, siekiant nustatyti alternatyvių sprendimų stipriąsias ir silpnąsias puses, išvadas ar kylančias problemas.

Proaktyvus mokymasis

Suprasti naujos informacijos poveikį sprendžiant problemas ir priimant dabartinius bei būsimus sprendimus.

Koordinavimas

Veiksmų koregavimas atsižvelgiant į kitų veiksmus.

Peržiūra

Savo, kitų žmonių ar organizacijų veiklos rezultatų peržiūra ir vertinimas siekiant patobulinti arba imtis korekcinių priemonių.

Funkcijos

Vykdomasis sekretorius gali būti atsakingas už smulkius pinigus ir apskaitą, bet taip pat galėtų valdyti biudžetą. Straipsnius galite skelbti svetainėje, nors taip pat galite kurti ir valdyti svetainę.

Jūs galite atlikti duomenų įvedimą skaičiuoklėje, kurią sukūrėte ir naudojote ataskaitų funkcijoms.

Vykdomasis sekretorius gali prižiūrėti administracinį personalą. Jis dažnai atsiskaito tiesiogiai generaliniam direktoriui ir gali remti vieną ar daugiau vadovų.

Atsakomybė

Dėmesio vadovams

- Laikykite vadovų darbotvarkę ir pagalbą planuojant paskyrimus, valdybos posėdžius, konferencijas ir kt..

- Dalyvaukite posėdžiuose, kad susirinkimo protokolai ir minutės būtų surašyti, tada juos užrašyti ir perrašyti.

- Vykdykite visus kelionių organizatorių susitarimus: perkėlimas, viešbučių rezervavimas, kelionės išlaidų pristatymas, atitinkamų dokumentų tvarkymas ir peržiūra ir kt..

- Atlikti įgaliojimus atliekančius tyrimus, rinkti duomenis ir parengti dokumentus ar ataskaitas, skirtas svarstyti ir pristatyti vadovams, komitetams ir valdyboms, kaip nurodyta.

- Laikykitės konfidencialių dokumentų, užtikrindami, kad jie lieka saugūs ir saugūs.

Vidinė ir išorinė sąveika

- Gauti ir filtruoti skambučius, nukreipdami juos į tinkamą asmenį, kai patogu.

- Valdykite, nustatykite ir paskirstykite visą gaunamą ar išeinančią korespondenciją (el. Paštą, laiškus, faksus, paketus ir tt), skaitydami ir analizuodami gaunamus memorandumus, pristatymus ir ataskaitas, kad būtų galima nustatyti jų svarbą ir planuoti jų platinimą.

- Parengti atsakymus į korespondenciją, kurioje yra įprastų užklausų.

- Stebėti biuro reikmenų naudojimą ir derėtis su tiekėjais, siekiant užtikrinti, kad užsakymai būtų pelningesni.

- Susitikite su asmenimis, specialiomis interesų grupėmis ir kt. Vadovų, komitetų ir valdybos vardu.

- Sveiki atvykę lankytojai ir nustatyti, ar jiems turėtų būti suteikta prieiga prie tam tikrų konkrečių žmonių.

Administracinė parama

- Išsaugokite elektroninius ir popierinius įrašus, užtikrinant, kad informacija būtų organizuota ir lengvai prieinama, kad būtų galima greitai gauti informaciją.

- Parengti sąskaitas, ataskaitas, laiškus, finansines ataskaitas ir kitus dokumentus, naudojant teksto apdorojimo programinę įrangą, skaičiuokles, duomenų bazes ir (arba) pristatymus, taip pat teikiant atitinkamą pagalbą apskaitoje.

- Atlikti bendrus biuro uždavinius, pavyzdžiui, palaikyti administravimo sistemas ir atlikti pagrindines apskaitos užduotis.

- Koordinuoti ir tiesiogiai valdyti biuro paslaugas, pvz., Įrašus ir biudžeto parengimą, siekiant padėti vadovams.

- Sukurti ir prižiūrėti administracinę politiką ir procedūras tiek biurų darbuotojams, tiek organizacijoms.

- Peržiūrėkite veiklos praktiką ir procedūras, kad nustatytumėte, ar galima tobulinti tokias sritis kaip darbo eiga, ataskaitų teikimo procedūros ar išlaidos.

- Prižiūrėti ir mokyti kitus administracinius darbuotojus.

Nuorodos

1. Dirbama (2018 m.). Vykdomojo sekretoriaus darbo aprašymas. Paimta iš: resources.workable.com.
2. Beth Greenwood (2018). Skirtumas tarp sekretoriaus ir vykdomojo sekretoriaus. Darbas - Chron. Paimta iš: work.chron.com.
3. Karjeros planuotojas (2018). Vykdomasis sekretorius ir administracijos padėjėjas. Paimta iš: job-descriptions.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018 m.). Vykdomojo sekretoriaus darbo aprašymas. Paimta iš: hrvillage.com.
5. BJR (2018 m.). Vykdomojo sekretoriaus pareigos. Paimta iš: bestsampleresume.com