Kompanijos, kaip ji tarnauja, procedūrų vadovas, kaip ją parengti

The procedūrų vadovą įmonės Tai rašytinis dokumentas, kuriame nurodomi žingsniai po žingsnio nurodymai, kaip atlikti užduotį arba kaip elgtis su konkrečia situacija, kai ji atsiranda darbo vietoje. Yra geriausios įmonės praktikos ir pagrindinių verslo procesų aprašymai.

Šiame vadove taip pat pateikiami metodai ir standartai, kaip darbas bus atliekamas. Procedūrų vadovo sukūrimas leidžia nukreipti įmonę į augimą, supaprastinti mokymą ir palengvinti jos gebėjimą masto.

Šis vadovas gali būti trijų žiedų segtuvas, tinklo bendrai valdomo aplanko aplankas arba automatinė versija, paskelbta internete, naudojant a programinė įranga procedūrų administravimo. Kiekvienas turi suprasti, kokie yra procedūrų vadovai ir kur jis gali būti rastas, kai to reikia.

Procedūrų vadovo rašymas reikalauja, kad bet kokiame konkrečiame procese dalyvaujantys veiksmai būtų aiškiai suprantami. Augant įmonei, reikės naujų procedūrų. Procedūrų vadovą taip pat galima laikyti procedūrų biblioteka.

Instrukcijoje pateikiami procedūrų pavyzdžiai, kurie gali būti naudojami kaip pavyzdys naujoms veiklos procedūroms. Visi organizacijos darbuotojai turi būti išsilavinę įmonės politikoje ir procedūrose; jie visada turėtų turėti tiesioginę prieigą prie procedūros vadovo.

Indeksas

• 1 Ką jis naudojamas??
• 2 Kaip tai padaryti?
  • 2.1 Apibrėžti pagrindinius procesus
  • 2.2 Parašykite įvadą
  • 2.3 Sukurti kiekvieno proceso eigos schemą
  • 2.4 Pristatykite procedūrą kitam asmeniui, kad jį perskaitytumėte
  • 2.5 Sukurti kontrolinius sąrašus ir formas
  • 2.6 Integruoti jį į procedūrų vadovą
• 3 Pavyzdžiai
• 4 Nuorodos

Kas tai yra??

Naudodama gerai parašytą procedūrų vadovą, bendrovė gali efektyviau palengvinti naujų darbuotojų mokymą.

Be mokymo, procedūrų vadovas suteikia dabartiniams komandos nariams išteklius, kad sužinotų mažiausiai naudojamas procedūras, užtikrinant, kad jie būtų atliekami teisingai, išlaikant kokybės kontrolę..

Darbuotojai turi suprasti, ko iš jų tikimasi. Priežiūros institucijoms reikia procedūrų vadovo verslo procesams valdyti. Dokumentuodami standartus, pranešama apie tai, kas svarbu augimui, kokybei ir klientų pasitenkinimui.

Taikant politiką ir procedūras, veikiančias funkcinę sritį, „front-line“ darbuotojai yra įgalioti priimti veiksmingus ir taupius sprendimus.

Veiksmingas procedūrų vadovas suteikia tinkamus tarpžinybinės komunikacijos metodus, leidžia darbuotojams dirbti kartu sprendžiant kasdienes verslo problemas, nereikalaujant nereikalingo priežiūros dalyvavimo.

Procedūrų vadovo tikslas turėtų būti organizuoti skirtingą turinį, kad atspindėtų tiek įmonės bendravimo būdus ir būdus, tiek paslaugą, tiek gaminant mažiausią kainą ir kuo greičiau..

Turi papildomos naudos išlaikant pasitenkinimą darbu ir didelę darbuotojų motyvaciją.

Kaip tai padaryti?

Prieš rengiant procedūrų vadovą svarbu suprasti skirtumą tarp politikos, centrinio proceso ir procedūros.

- Politika yra pagrindinių principų ir susijusių gairių rinkinys, suformuluotas ir taikomas organizacijos vadovams, siekiant nukreipti ir apriboti savo veiksmus siekiant ilgalaikių tikslų.

- Pagrindinis procesas yra tarpusavyje susijusių ir susietų procedūrų seka, kuri kiekviename etape sunaudoja vieną ar kelis išteklius (darbuotojų laiką, energiją, mašinas, pinigus), kad sąnaudas paverstų produktais. Šie rezultatai naudojami kaip įvestis kitam etapui, kol bus pasiektas žinomas tikslas arba galutinis rezultatas.

- Procedūra yra veiklos seka arba fiksuota veiksmų eiga, apibrėžta etapais (kuriuose yra aiškiai apibrėžtų pradžios ir pabaigos taškų), kurie turi būti atliekami ta pačia tvarka, kad būtų teisingai nurodyta užduotis.

Nustatykite pagrindinius procesus

Turi būti svarstomi visi pagrindiniai procesai, kuriuos įmonė turi. Jis prasideda nustatant, kurie procesai bus apibrėžti ir susieti procedūrų vadove, sudarant visų procedūrų, kurias reikia įtraukti, santrauką..

Nors yra įmanoma, kad kiekvienas procesas nėra dedamas, svarbu nustatyti svarbiausius ir svarbiausius. Pavyzdžiui, restoranas galėtų apibrėžti pagrindinius procesus, kaip pagaminti konkretų patiekalą, tačiau taip pat svarbu yra restorano valymo procesas.

Turi būti sukurtas pagrindinių procesų, kurie turi būti aptariami, sąrašas, kad kiekvienas jas būtų galima integruoti į procedūrų vadovą po to, kai jis buvo užfiksuotas. Schema veiks kaip vadovas, užtikrinantis, kad nepradedate rašyti vadovo.

Parašykite įvadą

Įtraukite trumpą aprašymą, kuris yra įtrauktas į vadovą, kuris yra tiesiogiai skirtas žmonėms, kurie naudos vadovą, ką skaitytojai gali tikėtis naudodamiesi vadovu ir geriausiu būdu naudoti vadovą (ty „perskaitykite jį nuo pradžios iki pabaigos“). baigti "arba" naudoti jį kaip nuorodą ieškoti procedūrų, jei reikia ").

Sukurti kiekvieno proceso eigos schemą

Kiekvieną procesą apibrėžia žingsniai ar užduotys, kurios yra būtinos jį užbaigti. Jei žingsnis yra praleistas, tai gali reikšti, kad prarandamas arba atidedamas užsakymas, arba turintis defektinį galutinį produktą. Sukurti schemą yra apibrėžti darbo eigą.

Norėdami užbaigti vadovą, turite pradėti vieną procesą vienu metu: pradėti nuo pirmojo schemos proceso. Aprašomi veiksmai, reikalingi procesui užbaigti, tada duomenys grąžinami ir detalės yra užrašytos kiekvienam etapui.

Jūs turite įsitikinti, kad kiekvienas žingsnis yra aiškus ir glaustas. Kiekvienas žingsnis turėtų suteikti pakankamai informacijos, kad kiekvienas galėtų sekti instrukcijas.

Pvz., Tarkime, kad pardavimo proceso procedūra yra sukurta internete. Pirmiausia pateikiama srautų schema apie tai, kaip galimas klientas pradeda susisiekti po to, kai jis paprašė informacijos: telefonu, el. Paštu ar tekstiniu pranešimu.

Jei iš pradžių nepavyko susisiekti su perspektyva, apskaičiuojama, kiek kartų pardavimų komanda seka, su kiekvienu kontaktu su konkrečiais scenarijais.

Kai kreipiamasi į klientą, priskiriamas kitas scenarijus, taip pat tolesnių veiksmų rinkinys, priklausomai nuo to, ar klientas nupirko produktą, ar nusprendė laukti.

Pateikite procedūrą kitam, kad jį perskaitytumėte

Svarbu turėti bendradarbį ar ką nors, ką žinote, perskaitykite ir vadovaukitės instrukcijomis. Šis asmuo gali pateikti vertingų komentarų, jei yra veiksmų, kurių nepavyko užbaigti arba nesupratote.

Procedūra derinama pagal komentarus. Gali tekti perrašyti, redaguoti ar pridėti kažką instrukcijose.

Sukurti kontrolinius sąrašus ir formas

Bet kokiam procesui komandos nariams lengviau sekti formą ar kontrolinį sąrašą. Štai kodėl reikia parengti išsamų šabloną, paremtą susietu procesu.

Jei jums reikia surinkti konkrečią informaciją, kai klientas atvyksta, turite užtikrinti, kad šablone būtų visa reikalinga informacija, pateikta glaustai.

Nereikėtų manyti, kad komandos nariai prisimena viską, ką nurodo procedūra, ypač kai klientas sėdi priešais juos. Kontroliniai sąrašai ir formos turėtų būti integruoti kaip proceso schemos ir proceso etapai.

Integruoti ją į procedūrų vadovą

Po kiekvienam procesui priskirtos schemos ir visi paramos dokumento šablonai sukurti, jie yra integruoti į visą procedūros vadovą. Vadovas yra organizuojamas remiantis departamentais.

Pavyzdžiui, procedūrų vadove gali būti skyrių „Pardavimai“, „Operacijos“ ir „Platinimas“. Kiekvienas skyrius yra padalintas į centrinius šio skyriaus procesus, paprastai tokia tvarka, kuria kiekvienas pagrindinis procesas atliekamas bendrai pristatant produktus..

Skiltyje „Platinimas“ galite turėti keletą pagrindinių procesų, pvz., „Gauti užsakymą“, „Pakuotė pristatymui“, „Pristatymas“ ir „Tęsinys“.

Procedūrų vadovas yra sudarytas su turiniu, o kiekviena procedūra aiškiai nurodyta ant pavadinimo drąsos antraštės.

Jame yra viršelis su vadovo pavadinimu, turiniu, įvadu ir procedūromis turinio lentelėje.

Komandos nariams gali būti pateikiami net skirtukai, kad būtų galima lengvai peržiūrėti vadovą, kad padėtų jiems surasti atitinkamas procedūras savo skyriuose..

Galiausiai kopijos yra pagamintos ir platinamos. Būtina skatinti nuolatinį grįžtamąjį ryšį ir prireikus atnaujinti vadovą. Kiekvienos funkcinės vietos nurodytame rajone turėtų būti parengtas vadovas, naudojant politiką ir procedūras.

Pavyzdžiai

-Specialiu būdu mėsainiai.

-Vadovas, kaip elgtis gaisro, žemės drebėjimo ar stichinės nelaimės atveju.

-Vadovas, kaip elgtis reaguojant į klientų skundus arba agresyviam klientui.

-Vadovas, skirtas personalo atrankos procesui atlikti.

-Vadovas, kad žinotų, kaip dirbti restorane.

Nuorodos

1. Kimberlee Leonard (2017). Kaip rašyti į standartinių operacijų procedūrų vadovą? Small Business - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Chris Anderson (2017). Kas yra politikos ir procedūrų vadovas? Bizmanualz Paimta iš: bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017). Procedūrų vadovo apibrėžimas. Paimta iš: bizfluent.com.
4. Chris Anderson (2017). Kas yra procedūros vadovo tikslas? Bizmanualz Paimta iš: bizmanualz.com.
5. Šablono laboratorija (2018). 37 Geriausi standartinės veiklos procedūros (SOP) šablonai. Paimta iš: templatelab.com.
6. Greg Marsello (2017). 8 STEPO VADOVAS STANDARTINIO VEIKLOS PROCEDŪROS INSTRUKCIJOS PASTATUI. Lernas. Paimta iš: blog.lern.org.